Witamy w Sokołowie, czyli jak powstaje nowe archiwum
Nasze archiwa muszą spełniać najwyższe standardy. Priorytet to bezpieczeństwo dokumentacji, niezbędna jest też jej wysoka dostępność. Dlatego wybór i organizacja nowego miejsca pod archiwum są procesem niełatwym. Tym większa jest radość, gdy zostaje zakończony sukcesem. Dlatego z największą przyjemnością przedstawiamy nasze najnowsze archiwum w Sokołowie.
Dlaczego nowe archiwum?
Mówiąc najprościej, to zaufanie naszych klientów spowodowało, że Rhenus Office Systems Polska potrzebował nowej przestrzeni archiwizacyjnej. Od 2001 roku świadczymy swoje usługi na terenie całej Polski. Do grona swoich wieloletnich klientów zaliczamy największe polskie i zagraniczne przedsiębiorstwa, instytucje administracji rządowej i samorządowej, a także szereg średnich i małych firm.
Do tej pory posiadaliśmy trzy doskonale strzeżone archiwa wysokiego składowania zlokalizowane w Nadarzynie, Ołtarzewie i Czeladzi. Rozwój firmy, a więc także zwiększający się zasób dokumentów, sprawił, że dotychczas wykorzystywane archiwum w Nadarzynie, które powstało w 2015 roku, zostało zapełnione. W związku z tym zaczęliśmy poszukiwania nowego archiwum zlokalizowanego na Mazowszu.
Wybór miejsca pod archiwum
Poszukiwana powierzchnia pod archiwum musiała spełniać kilka niezbędnych warunków. Kluczowe były kwestie bezpieczeństwa, ale też lokalizacja pozwalająca na sprawną obsługę archiwum.
- Obiekt musiał znajdować się na zweryfikowanych terenach niezalewowych.
- Wymagaliśmy podwyższonej odporności ogniowej (>4000 MJ).
- Istotna była dla nas bliskość węzłów komunikacyjnych.
- Poszukiwaliśmy lokalizacji w sąsiedztwie Warszawy.
Wymagania te spełnił obiekt w centrum logistycznym Hillwood Janki Sokołów. Liczy on aż 3400 m2 powierzchni, co pozwoliło nam na zdeponowanie rosnących zasobów naszych klientów. Jednak nie od razu…
Od powierzchni magazynowej do archiwum
W powierzchni w Sokołowie musieliśmy zamontować regały magazynowe, dodatkowo wyposażone w wózek systemowy. Dzięki temu możliwe stało się efektywne wykorzystanie przestrzeni, które przekłada się bezpośrednio na niższe koszty archiwizacji po stronie naszych klientów. Ponadto częścią archiwum stały się biura, których komfort i funkcjonalność gwarantują sprawną obsługę dokumentów zdeponowanych w archiwum. Archiwum wyposażyliśmy także w dodatkowe zabezpieczenia przeciwpożarowe, takie jak np. system wczesnej detekcji dymu.
Wyjątkowość przestrzeni archiwizacyjnej w Sokołowie
Archiwum w Sokołowie, jak wszystkie archiwa Rhenus Office Systems Polska, cechują przede wszystkim bezpieczeństwo i dostępność. Dobrze przygotowane miejsca biurowe dla pracowników pozwolą nam wyszukiwać nawet ok. 5 mln dokumentów rocznie. Ergonomia rozmieszczenia regałów, wysokiej klasy wózek systemowy oraz przemyślane rozstawienie pudeł archiwizacyjnych zapewniają sprawną obsługę dokumentacji. Najwyższy standard zabezpieczeń przeciwpożarowych i lokalizacja na zweryfikowanych terenach niezalewowych gwarantują ochronę przed szkodami wywołanymi działaniem ognia czy wody.
Te zalety docenili nasi klienci – archiwum otwarte 2019 roku zapełnimy do końca roku 2022. Wszystkich, którzy chcieliby skorzystać z naszych usług, uspokajamy jednak – planujemy już otwarcie kolejnych archiwów Rhenus Office Systems Polska.