Co łączy wszystkie przedsiębiorstwa i instytucje publiczne? Zapewne znaleźć można wiele elementów wspólnych, chociaż w poniższym artykule prześwietlimy tylko jeden z nich, a mianowicie setki, a nawet tysiące różnego typu dokumentów, które każdego dnia są w takich placówkach generowane, przetwarzane i...niszczone.
Tak właśnie - niszczone. Zastanówmy się, w jaki sposób zabezpieczyć zbędne dokumenty przeznaczone do zniszczenia przed ingerencją osób trzecich. Sytuacje takie mogą narazić firmę lub instytucję na poważne konsekwencje w postaci utraty wiarygodności lub wysokich kar finansowych, ale można to zagrożenie w sposób prosty wyeliminować stosując system bezpiecznych pojemników do niszczenia dokumentów. Czym powinny się one charakteryzować?
Cechy bezpiecznego pojemnika do niszczenia dokumentów
Systemy pojemników do niszczenia dokumentów to rozwiązanie skutecznie wykorzystywane przez wiele profesjonalnych firm świadczących usługi trwałego usuwania danych i informacji.
Pojemniki tego typu muszą spełniać konkretne wymogi, aby uznać je za w pełni funkcjonalne i bezpieczne. Wśród cech to gwarantujących wymienić należy:
- Właściwy materiał wykonania, którym najczęściej jest aluminium lub trwały plastik;
- Odpowiednia pojemność dostosowana do ilości dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Najczęściej występujące objętości wahają się między 70 a 600 litrami;
- Otwór wrzutowy, który umożliwia umieszczenie w pojemniku dokumentów;
- Indywidualny numer przypisany do pojemnika pozwalający na jego precyzyjną identyfikację;
- Zamek zapobiegający dostępowi do zawartości przez osoby do tego niepowołane;
- Oplombowanie wskazujące na integralność pojemnika;
- Wygodne kółeczka stosowane przy większych pojemnikach w celu bezproblemowego ich przemieszczania;
Wykorzystywanie pojemników do transportu i niszczenia dokumentów to gwarancja bezpieczeństwa i komfortu pracy
Wszystkie firmy i instytucje są w posiadaniu dokumentów, które po pewnym czasie dezaktualizują się i zgodnie z obowiązującym prawem (RODO - Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) muszą być poddane procesowi niszczenia. Oczywiście im większe przedsiębiorstwo, tym więcej generowanych akt stanowiących w pewnym momencie poważny problem - zarówno pod kątem ich przechowywania, jak i niszczenia.
System pojemników do niszczenia dokumentów to wygodne rozwiązanie, które nie tylko zabezpieczy istotne dane (w tym dane wrażliwe) przed dostaniem się w niepowołane ręce, ale także poprawi komfort pracy wielu działów firmy. Warto zastanowić się nad wdrożeniem go w swoim zakładzie pracy, co bez wątpienia wpłynie pozytywnie na jego funkcjonowanie.