Brakowanie dokumentacji to nic innego, jak wydzielenie konkretnej jej części i przekazanie do niszczenia. Niektóre dane zawarte w dokumentach podlegają ochronie prawnej, dlatego procedura brakowania musi odbywać się zgodnie z przepisami i standardami. Jak powinna wyglądać?
Czym jest brakowanie dokumentacji?
Brakowanie dokumentacji polega na wydzieleniu części, której nie trzeba już przechowywać, a następnie oddaniu jej do utylizacji. W tym kontekście należy też przywołać definicję dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej. Pierwsza z wymienionych musi być przechowywana wieczyście. Przykłady takich dokumentów to:
- akta sądowe,
- księgi stanu cywilnego,
- oryginały map,
- instrukcja kancelaryjna,
- protokoły z posiedzeń organów kolegialnych.
Dokumenty archiwalne (oznaczone literą A) przechowywane są w jednostkach Archiwum Państwowego i podlegają ścisłej ochronie. Ich archiwizacja powinna wykluczać nie tylko zaginięcie czy zniszczenie, ale też wybrakowanie spowodowane upływem czasu. Tymczasem dokumentacja niearchiwalna (oznaczona literą B) to taka, którą można zniszczyć po upływie określonego w przepisach czasu lub gdy organ jednostka organizacyjna uzna, że utraciła ona dla nich znaczenie (nie stanowi wartości dowodowej). Drugą zasadę stosuje się, jeśli termin ważności dokumentu uległ przedawnieniu, natomiast nadal jest przechowywany na przykład dla celów dowodowych. Do dokumentów niearchiwalnych zaliczamy dokumentację księgową i podatkową, medyczną czy pracowniczą.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej - jak wygląda w poszczególnych jednostkach?
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej najczęściej ma miejsce raz w roku, jednak w mniejszych podmiotach może odbywać się rzadziej. Jednostki państwowe i samorządowe, które chcą przeprowadzić ten proces, muszą w pierwszej kolejności wystąpić o zgodę dyrektora miejscowego Archiwum Państwowego. Brakowanie dokumentów w podmiotach prywatnych, na przykład spółkach prawa handlowego, odbywa się na nieco innych zasadach. W ich przypadku nie jest wymagana zgoda, a niszczenie dokumentów następuje we własnym zakresie. Oczywiście nie oznacza to, że jednostki prywatne nie muszą przestrzegać przepisów dotyczących bezpiecznej utylizacji.
Brakowanie dokumentów niejawnych - procedury
Dokumenty niejawne zawierają chronione prawnie informacje, dlatego ich niszczenie wymaga profesjonalnego podejścia. Należy to robić w taki sposób, aby zapobiec wyciekom danych oraz ich odtworzeniu. Brakowanie dokumentów niejawnych odbywa się w siedzibie firmy bądź podmiotu zewnętrznego, świadczącego usługi outsourcingowe. Pracownicy dbają o wydzielenie dokumentów do zniszczenia, a następnie ich bezpieczny transport. Przepisy nie precyzują, w jaki sposób musi odbywać się brakowanie dokumentów niejawnych, dlatego trzeba wziąć pod uwagę obowiązujące normy, w tym normę ISO/IEC 21964, która informuje m.in. o wielkości ścinków.
Brakowanie dokumentacji archiwalnej
Termin brakowanie dokumentacji archiwalnej często jest używany w nieodpowiedni sposób, gdyż dokumenty zakwalifikowane do tej kategorii przechowuje się wieczyście. Przepisy przewidują jednak 25-letnią archiwizację w archiwum zakładowym, a następnie przekazanie akt do jednostki Archiwum Państwowego. Tam dokumenty są ponownie inwentaryzowane, nadawane są im właściwe oznaczenia, a w razie potrzeby podlegają także konserwacji. Przekazanie ich do Archiwum Państwowego nie jest więc jednoznaczne z brakowaniem.
Brakowanie dokumentacji elektronicznej
Wiedząc, czym jest brakowanie dokumentacji i jakich norm należy w tym kontekście przestrzegać, łatwiej zaplanować całą procedurę. Obecnie jednak dokumenty przechowywane są nie tylko w formie papierowej, ale też elektronicznej. Digitalizacja umożliwia łatwiejsze zarządzanie firmą i obiegiem dokumentów. Pojawia się jednak pytanie, jak niszczyć te, które zostały sporządzone w wersji elektronicznej? Pojawia się tutaj problem nośnika danych, na którym są przechowywane. Nie wystarczy go zutylizować - badania wykazują, że tradycyjne niszczenie nośników umożliwia odtworzenie przynajmniej części dostępnych na nich informacji, czego surowo zabraniają przepisy. Dlatego bardzo istotnym elementem procesu utylizacji jest demagnetyzacja. Należy ją przeprowadzić zwłaszcza w przypadku dokumentów zawierających dane niejawne.