Archiwum zewnętrzne to rozwiązanie, które nie stawia właściwie żadnych ograniczeń w zakresie rodzaju i ilości przyjmowanej dokumentacji. Można tutaj zdeponować dokumentację kadrowo-płacową, finansową, abonencką, medyczną, projektową, techniczną. Każda z tych grup wymaga jednak nieco innego podejścia, o czym piszę poniżej. Jednak kluczowym czynnikiem determinującym wybór rozwiązania niezależnie od typu dokumentacji jest szeroko rozumiane bezpieczeństwo. Dokumenty należy przechowywać we właściwy sposób, zarówno jeśli weźmiemy pod uwagę kwestię fizycznego zabezpieczenia dokumentów przed nieuprawnionym dostępem, jak również ochronę przed niekorzystnym wpływem takich czynników jak temperatura czy wilgotność, aż po zabezpieczenia przeciwpożarowe i antywłamaniowe.
To dla mnie oczywiste, gdyż w Rhenus Office Systems działamy w oparciu o normę bezpieczeństwa ISO 27001, która wyznacza nam ramy do zachowania odpowiednich standardów jednak w żaden sposób nie ogranicza nas w zaprojektowaniu usługi przechowywania i udostępniania dokumentacji zgodnie z potrzebami klienta. Archiwizacja dokumentów wymaga aby cały czas “być w relacji” z klientem zarówno w początkowym okresie projektowania modelu przyszłej współpracy jak również na późniejszych etapach. Nie ma uniwersalnego modelu usługi, za każdym razem należy ją więc dostosowywać do konkretnych warunków, oczekiwań i potrzeb, które zmieniają się w czasie współpracy, dlatego w Rhenus Data Office Poland dla każdego klienta projektujemy indywidualny zestaw rozwiązań.
Kadry i płace – wieloletnie obowiązki
Dokumentacja kadrowo-płacowa jest jedną z najczęściej deponowanych w archiwach zewnętrznych. Sposób jej przechowywania reguluje w Polsce Rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Pragnę zwrócić uwagę, że zgodnie z prawem dokumenty personalne w formie papierowej takie jak listy płac, kartoteki wynagrodzeń, umowy o pracę, dla pracowników zatrudnionych przed 01.01.2019, muszą być przechowywane nawet przez 50 lat. Obecnie, dla nowo zatrudnianych pracowników (od 01.01.2019 roku) obowiązek ten skrócono do 10 lat. Ustawodawca dał również możliwość przechowywania dokumentacji personalnej w formie elektronicznej. W obecnej sytuacji, gdy wiele działów HR pracuje zdalnie, tzw. ETO - elektroniczna teczka osobowa szczególnie zyskuje na popularności.
Z biegiem lat działalności każdej firmy przybywa w niej pracowników, a co za tym idzie również dokumentacji osobowej. Oznacza to, że przy wymogu tak długiej archiwizacji, szczególnie duże firmy, musiałby wynajmować ogromne powierzchnie pod archiwa. Podczas wizji lokalnych, jakie często mam okazję przeprowadzać u klientów, okazuje się, że wiele z dotychczas wykorzystywanych pomieszczeń (strychy, piwnice) absolutnie nie nadaje się do przechowywania jakiejkolwiek dokumentacji, nie mówiąc o szczególnym jej rodzaju czyli dokumentacji personalnej. Niewłaściwe pomieszczenia niedające gwarancji odpowiedniej ochrony dla akt pracowniczych to nie jedyny problem. W wielu firmach po prostu brakuje doświadczonych pracowników, którzy na stałe zajmowaliby się obsługą takiego archiwum. Jeśli w firmie zidentyfikuję podobne problemy, proponuję klientom skorzystanie z gotowych rozwiązań. Rozpoczynamy wówczas naszą współpracę od przeprowadzenia usługi porządkowania, brakowania dokumentów, oznaczania dat ich ważności. Dzięki temu odnalezienie żądanego dokumentu jest znacznie prostsze. Przy okazji sam proces zarządzania dokumentacją ulega optymalizacji. To wszystko skłania przedsiębiorców do skorzystania z naszych usług.
Wygodny dostęp do dokumentacji kadrowo-płacowej jest bardzo istotny zarówno z punktu widzenia działów HR, ale też obsługiwanych przez nie pracowników. Najczęściej poszukiwane są świadectwa pracy i RP7, a w przypadku gdy firma takiego dokumentu nie wystawiła, szczegółowe dane płacowe. Co jednak ma zrobić były pracownik firmy, która została zlikwidowana?
W Rhenus Office Systems przyjmujemy dokumentację firm w likwidacji. Informacje o jej przejęciu przekazujemy do Archiwum Państwowego i ZUSu. Dzięki temu pracownicy zlikwidowanego przedsiębiorstwa poszukujący danych koniecznych np. do ustalenia wysokości emerytury może je otrzymać nawet, jeśli firma już nie funkcjonuje na rynku. W ten sposób zabezpieczamy zarówno interesy właściciela firmy, jak i jej byłych pracowników. Warto bowiem przypomnieć, że akta osobowe właściwie nie tracą ważności. Po 50 latach można co prawda wystąpić do Archiwum Państwowego o możliwość zniszczenia takich danych, natomiast z reguły takiej zgody się nie otrzymuje.
Umowy klienckie – przechowywanie a ochrona danych
Bardzo specyficznym typem dokumentacji, który zawiera wrażliwe dane podlegające ochronie są umowy z klientami firm telekomunikacyjnych czy ubezpieczeniowych. Dzisiaj w świetle nowych zapisów RODO należy uwzględnić m.in. zasadę, która dotychczas często była opisywana jako ograniczenie ilościowe oraz czasowe. Wielokrotnie przypominam o tych zasadach naszym klientom szczególnie w kontekście wygasłych umów z klientami indywidualnymi, które zawierają mnóstwo danych osobowych. Wspomniane rozporządzenie powoduje konieczność stałego monitoringu dokumentacji abonenckiej. Wedle przepisów RODO porządkowanie dokumentacji, zachowanie przejrzystości umożliwiającej precyzyjne brakowanie, niszczenie na bieżąco umów, których czas przechowywania minął nie jest jedynie dobrą praktyką, lecz obowiązkiem przedsiębiorcy. Wielu z nich nie ma jednak ani odpowiedniej kadry, ani sprzętu, który pozwalałaby na sprawną pracę z taką dokumentacją, co z reguły prędzej czy później uświadamiają sobie w trakcie rozmów z nami. Wielu przedsiębiorców, których działalność generuje tysiące umów abonenckich, właściwie od razu korzysta z usługi archiwum zewnętrznego. RODO to nie tylko wymogi dotyczące szczególnej ochrony danych wrażliwych w czasie ich przechowywania, lecz także zakaz zbyt długiego, nadmiarowego ich przechowywania. O ile więc na takiej dokumentacji ruch jest stosunkowo mały – niewiele jest wypożyczeń, próśb o udostępnienie skanu czy wydanie oryginału, o tyle bardzo dużą pracę należy wykonać w zakresie brakowania dokumentacji i kontroli ich ważności. Dzięki temu, że Rhenus Office Systems świadczy kompleksowe usługi obejmujące cały cykl życia dokumentu, przy brakowaniu akt od razu można te nieaktualne skierować do bezpiecznego niszczenia.
Nie mam wątpliwości, że w obsłudze danych wrażliwych kluczowe jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Składają się na nie chronione budynki z wideomonitoringiem i odpowiednim systemem zabezpieczeń, kontroli przeciwpożarowej, wydzielonymi strefami dostępu, a także profesjonalna, sprawdzona pod kątem niekaralności kadra pracowników. Jako przedstawiciel Rhenus Office Systems mam pewność, że oferuję moim klientom najlepsze możliwe zabezpieczenia na rynku.
Dokumentacja finansowa - aktywnie i cyfrowo
W archiwum zewnętrznym składa się nie tylko dokumentację nieaktywną albo taką, z której korzysta się w bardzo ograniczonym stopniu. Zwracam więc uwagę na dokumentację finansową – np. różnego rodzaju umowy kredytowe, z których przedsiębiorstwa korzystają często w trybie codziennym. Przy jednorodnych dokumentach jak określony typ umów w zakresie porządkowania wystarczająca z reguły okazuje się skrupulatna ewidencja, natomiast w trakcie wdrażania usługi polecam klientom możliwość digitalizacji części wytworzonej w przeszłości dokumentacji. Nasi klienci uzyskują wówczas zdalny dostęp do cyfrowych wersji dokumentów znajdujących się w archiwum, co znacznie ułatwia wprowadzenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów. Jednak dla zakwalifikowania danej grupy akt do skanowania kluczowa jest odpowiedź na pytanie o częstotliwość jej wykorzystywania. W naszej codziennej praktyce zdarza się nam, że kilka razy w roku dla jednego z klientów wyszukujemy kilkadziesiąt tysięcy dokumentów. W pozostałych miesiącach liczby te są mniejsze, natomiast ruch odbywa się właściwie cały czas. Zorganizowanie w firmie zespołu, który byłby w stanie opanować tak duży ruch na ogromnym zasobie danych (niektórzy klienci deponują u nas dokumentację o objętości nawet 3 mln dokumentów) to trudne zadanie. Outsourcing i skorzystanie z pomocy partnera zewnętrznego o odpowiednim doświadczeniu pozwala nie tylko zapewnić płynny ruch na dokumentacji, lecz także oszczędzić na kosztach takiej obsługi.
W branży finansowej świadomość zagrożeń związanych z niewłaściwą ochroną danych jest znacznie większa. Nasi klienci zwracają więc uwagę m.in. na najwyższą na rynku wysokość polisy ubezpieczeniowej, którą dysponuje Rhenus Office Systems. Gwarancja bezpieczeństwa przy jednocześnie sprawnej, efektywnej i solidnej obsłudze dokumentów to nasz wielki atut na rynku. Z mojego doświadczenia wynika, że pierwszym argumentem przemawiającym za złożeniem takiej dokumentacji w archiwum partnera zewnętrznego jest przede wszystkim przeniesienie odpowiedzialności w zakresie odpowiedniej ochrony, spełnienia wymogów prawnych dotyczących warunków przechowywania. Nie tylko banki, ale wiele innych instytucji, które generują wiele różnego rodzaju dokumentów finansowych nie dysponuje właściwą przestrzenią, zespołem pracowników, narzędziami i wiedzą, aby poradzić sobie z obsługą tak dużej ilości danych. Nie bez znaczenia jest również fakt, że outsourcing w zakresie przechowywania dokumentów pozwala zoptymalizować proces i skupić się na kluczowych działaniach biznesowych jednocześnie zmniejszając koszty funkcjonowania archiwum nawet o 30, a czasami i więcej procent.
Jeśli chciałbyś dowiedzieć się, jak podchodzimy do obsługi innego typu dokumentów lub chciałbyś dopytać o szczegóły omówionych tutaj rozwiązań, skontaktuj się ze mną. Z przyjemnością odpowiem na wszystkie Twoje pytania.
Sonia Osiecka-Kardyka
Kierownik ds. Klienta Strategicznego
Prywatnie szczęśliwa żona, matka i entuzjasta motocykli
Telefon: (22) 600 68 33
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Sonia Osiecka-Kardyka