GDZIE NALEŻY PRZECHOWYWAĆ DOKUMENTY, ABY BYŁY BEZPIECZNE?

Od tego, jak i gdzie zbudowane jest archiwum i jak jest wyposażone, zależy często bezpieczeństwo twoich dokumentów. Nie przyjmuj informacji od usługodawcy na wiarę – pytaj, sprawdzaj, kontroluj.

Profesjonalne archiwum zewnętrzne a bezpieczeństwo twoich dokumentów

Wielu przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z usług archiwizacji zewnętrznej przede wszystkim z braku zasobów (przestrzennych i personalnych) do właściwego zarządzania tym procesem. Zanim jednak zdecydujesz się na współpracę z konkretnym usługodawcą, upewnij się, że przestrzeń archiwum, w której miałbyś umieścić swoje dokumenty, jest odpowiednio przygotowana. Odpowiedzialny partner powinien zagwarantować, że każdy dokument przez cały okres przechowywania będzie chroniony i zachowa swoją integralność. Zorganizowanie przestrzeni ma tutaj kluczowe znaczenie. To od przygotowania archiwum w dużej mierze zależy, czy usługodawca będzie w stanie zagwarantować Ci przechowywanie i archiwizację dokumentów prowadzoną zgodnie z wymogami prawnymi.

Activation of Cookies required

We provide videos via YouTube. By playing the video, you consent to the use of functional cookies and data processing by YouTube.

Jak powinno być przygotowane archiwum zewnętrzne?

Zarówno dokumenty fizyczne, jak i nośniki cyfrowe powinny być przechowywane:

w odpowiednio przygotowanym do tego celu pomieszczeniu,
fizycznie oddzielonym od pozostałych części archiwum (najlepiej z kontrolą dostępu do miejsca przechowywania),
w przestrzeni z wejściem, które będzie kontrolowane i niedostępne z przestrzeni publicznej.

To tylko początek wymagań, jakie należy postawić budynkom archiwum zewnętrznego. Jeśli chodzi o sam budynek, to ten przeznaczony do przechowywania różnego rodzaju dokumentów powinien posiadać:

wytrzymałe pod względem strukturalnym ściany zewnętrzne, których nie będzie można łatwo usunąć lub przełamać,
ograniczoną liczbę drzwi, które pozwolą zachować pełną kontrolę nad ruchem w archiwum; powinny one (w tym także zawiasy i zamki) spełniać normę EN 1627.
instalację przeciwpożarową, czujniki temperatury, poziomu wilgotności, zadymienia.

Liczy się to, co wokół

Dla bezpieczeństwa Twoich dokumentów znaczenie ma nie tylko to, jak zbudowane jest samo archiwum, ale i jak wygląda teren, na którym stoi budynek, jak zorganizowana jest przestrzeń wokół niego. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że archiwum powinno być wzniesione na terenach niezalewowych. Do budowy powinny zostać użyte materiały niepalne lub ognioodporne. To powinno przekładać się również na podwyższoną odporność ogniową powyżej 4000 MJ. Teren archiwum i ten wokół należy odpowiednio zabezpieczyć, najlepiej z wykorzystaniem całodobowej ochrony, profesjonalnego monitoringu, systemów kontroli dostępu. Im więcej zabezpieczeń zostanie uruchomionych, tych mniejsze ryzyko utraty lub wycieku danych. Nie musisz wierzyć usługodawcy na słowo. Profesjonalni dostawcy usług oferują możliwość wykonania audytu zewnętrznego, który pozwala Ci skontrolować wszystkie istotne obszary.

Przekonaj się, jak przemyślaną konstrukcję mają archiwa Rhenus Office Systems Poland i wybierz rozwiązanie, które daje Ci gwarancję bezpieczeństwa przechowywanej dokumentacji.