Dokumenty kadrowe wymagają nie tylko przechowywania przez określony w przepisach czas, ale również właściwego zabezpieczenia. Wiele z nich zawiera dane osobowe, które podlegają ochronie prawnej. W jaki sposób archiwizować dokumentację kadrową?
Na czym polega zarządzanie dokumentacją kadrową?
Zarządzanie dokumentacją kadrową rozpoczyna się w momencie otrzymania lub sporządzenia dokumentu dotyczącego konkretnego pracownika, natomiast kończy się jego utylizacją. Proces ten wygląda podobnie w przypadku innego typu dokumentacji, z tą różnicą, że mamy tutaj do czynienia z danymi osobowymi, które podlegają ścisłej ochronie prawnej. Należy je zabezpieczyć w taki sposób, aby nie doszło do ich wycieku czy kradzieży. W przeciwnym razie pracodawca naraża się na odpowiedzialność karną.
Przechowywanie dokumentów HR - jak długo trwa?
Przechowywanie dokumentów HR musi odbywać się zgodnie z wyznaczonymi przez ustawodawcę terminami. Reforma prawa pracy z 2019 roku wprowadziła w tym zakresie pewne zmiany, które umożliwiają archiwizację przez krótszy okres. Dotyczy to jednak pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku, których akta przechowujemy przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Ten sam okres można zastosować w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, jeśli pracodawca złoży oświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA. Tymczasem archiwizacja akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku trwa 50 lat, bez względu na to, czy w dalszym ciągu pozostają w stosunku pracy.
Jak archiwizować dokumenty kadrowe?
Organizacja dokumentów kadrowych usprawnia pracę działu HR, a także zapobiega ewentualnym wyciekom danych. Akta osobowe składają się z 4 części:
- A - oświadczenia dotyczące danych osobowych, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie,
- B - oświadczenia i dokumenty z zakresu nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
- C - oświadczenia i dokumenty związane z wygaśnięciem lub rozwiązaniem stosunku pracy,
- D - dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności osobowej czy finansowej.
Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów kadrowych nakładają na pracodawcę obowiązek prawidłowego przyporządkowania konkretnych danych do poszczególnych części. Od 2019 roku nie ma już konieczności prowadzenia akt osobowych w formie papierowej, zatem mogą one mieć postać elektroniczną. W tej samej formie podlegają archiwizacji. Bezpieczne przechowywanie dokumentów kadrowych zakłada przyjęcie takich rozwiązań, które uniemożliwiają wyciek danych osobowych. Bez względu na to, czy mamy do czynienia z papierem, czy zapisem elektronicznym, należy przedsięwziąć środki zabezpieczające.
Systemy archiwizacji dokumentów HR
Przechowywanie dokumentów w wersji papierowej jest nie tylko czasochłonne, ale też kosztowne. Dlatego firmy coraz chętniej korzystają z możliwości elektronicznego prowadzenia i archiwizowania akt. Nowoczesne systemy archiwizacji dokumentów HR wyposażone są w odpowiednie zabezpieczenia, dzięki którym dane osobowe podlegają ochronie. Platformy cyfrowe charakteryzują się też wysoką funkcjonalnością, która umożliwia natychmiastowy dostęp do dokumentacji. Można więc okazać ją na żądanie pracownika czy organu przeprowadzającego kontrolę. Automatyzacja archiwizacji dokumentów kadrowych ma wiele zalet, w tym m.in.:
- oszczędność czasu potrzebnego do katalogowania dokumentów papierowych,
- lepsze zabezpieczenie danych osobowych,
- sprawniejszy obieg dokumentów,
- łatwiejsza utylizacja po upływie terminu przedawnienia.
Wdrożenie odpowiedniego systemu powinna poprzedzić analiza potrzeb firmy, specyfiki pracy czy nawet liczby zatrudnianych pracowników.
Zarządzanie dokumentacją kadrową po likwidacji zakładu pracy
Likwidacja lub upadłość zakładu pracy nie powodują wygaśnięcia obowiązku przechowywania dokumentacji kadrowej. W dalszym ciągu obowiązuje okres 10 lub 50 letni, w zależności od konkretnego przypadku. Przechowywanie dokumentów HR należy powierzyć wyspecjalizowanej jednostce. W szczególnych sytuacjach, na mocy orzeczenia Sądu Rejonowego, dokumentację przejmuje jednostka archiwum państwowego. Na ogół jednak wymaga się zabezpieczenia środków finansowych celem opłacenia usług podmiotu zewnętrznego, który będzie odpowiadał za archiwizację, udostępnianie oraz utylizację dokumentów pracowniczych.