Czas przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe pracowników jest zróżnicowany w zależności od daty nawiązania stosunku pracy. W ostatnich latach została wprowadzona reforma prawa pracy, na mocy której skrócono okres archiwizacji dokumentów pracowniczych. Ile wynosi obecnie?
Przechowywanie informacji o pracownikach - jak należy to robić?
Dokumentację pracowniczą dzielimy na dwa rodzaje:
- akta osobowe pracowników,
- pozostałe dokumenty związane ze stosunkiem pracy.
Zgodnie z art. 94 Kodeksu Pracy, pracodawca jest zobowiązany do jej prowadzenia, a następnie przechowywania. Musi przy tym zagwarantować jej poufność, integralność i dostępność. Przechowywanie informacji o pracownikach odbywa się w warunkach zabezpieczających przed zniszczeniem bądź uszkodzeniem. Co istotne, ustawodawca nakłada w tym zakresie na pracodawców takie same obowiązki zarówno w czasie trwania stosunku pracy, jak i po jego rozwiązaniu lub wygaśnięciu. Jeśli dokumenty nie są przechowywane w odpowiedni sposób oraz przez wskazany w przepisach okres, pracodawca popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Tym samym naraża się na karę grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.
Przechowywanie danych osobowych pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku
Ustawodawca nie wspomina o tym, jak długo można przechowywać dokumentację pracowniczą, jednak wskazuje okres minimalny. W praktyce przyjmuje się, że te dwie daty są ze sobą zbieżne. Jak długo przechowywać dane osobowe pracowników? Jeszcze do niedawna okres ten był tożsamy dla wszystkich zatrudnionych, jednak reforma prawa pracy przeprowadzona w ostatnich latach wprowadziła pewien dualizm. Przechowywanie danych osobowych pracowników, z którymi nawiązano stosunek pracy po 1 stycznia 2019 roku, musi się odbywać przez 10 lat po ustaniu zatrudnienia. Czas ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło wygaśnięcie lub rozwiązanie stosunku pracy.
Przechowywanie danych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku
Przechowywanie danych pracowników, którzy zostali zatrudnieni przed 1 stycznia 2019, wymaga sięgnięcia do przepisów obowiązujących przed tym dniem. Wskazują one na konieczność archiwizacji przez okres 50 lat. Dla dokumentacji osobowej liczony jest on od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, natomiast dla dokumentacji płacowej - od dnia wytworzenia. W praktyce oba rodzaje dokumentów przechowuje się przez 50 lat od momentu zakończenia stosunku pracy. Wynika to z faktu, iż ustalenie, kiedy dokumentacja płacowa została sporządzona, wymagałoby ciągłego monitorowania, co pociąga za sobą dodatkowe koszty. Co istotne, dokumentacja, która przed 1 stycznia 2019 roku nie była częścią akt osobowych (wnioski urlopowe czy harmonogramy pracy), przechowywana jest przez okres 3 lat tak, jak praktykowano to w poprzednim porządku prawnym.
Jak długo można przechowywać dane osobowe pracowników?
Pracodawcy, którzy chcą uzyskać odpowiedź na pytanie, jak długo można przechowywać dane osobowe pracowników, powinni sprawdzić przede wszystkim datę nawiązania stosunku pracy. Niemniej jednak okres archiwizacji może ulec skróceniu w przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 a przed 1 stycznia 2019 roku. W tym celu należy złożyć w ZUS-ie specjalny raport informacyjny. Zawiera on dane niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za okresy od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2008 roku bądź od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku. Pracodawcy, którzy chcą skorzystać z możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentów, składają oświadczenie ZUS OSW oraz raport ZUS RIA. Dopełniając obowiązku, zyskują możliwość przechowywania dokumentów pracowniczych nie przez 50, a 10 lat.
W jaki sposób przechowywać i niszczyć dokumenty zawierające dane osobowe?
Dla pracodawców jedno z trudniejszych zagadnień to właśnie dane pracowników - jak długo przechowywać, ale też jak prawidłowo niszczyć. Kodeks Pracy nie wskazuje, w jaki sposób powinny być one archiwizowane, jednak ustawodawca jasno określa, że należy zachować ich:
- poufność,
- integralność,
- kompletność,
- dostępność.
Oznacza to, że do dokumentacji nie mogą mieć dostępu osoby niepowołane. Pracodawca musi ją odpowiednio zabezpieczyć, na przykład umieszczając w specjalnych szafach. Przepisy, podobnie jak w przypadku archiwizacji, nie określają jednoznacznie sposobu niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe. Rozporządzenie o ochronie danych osobowych wskazuje, że należy to robić w taki sposób, aby odtworzenie informacji nie było możliwe. Przedsiębiorcy zastanawiają się więc nie tylko nad tym, jak długo przechowywać dane pracowników, ale też jak je utylizować. Warto przywołać normę EN - 15713, zgodnie z którą wielkość ścinków nie powinna przekraczać 7 mm2. Ze względu na to, że dokumentacja pracownicza często przechowywana jest także w formie elektronicznej, pracodawcy muszą dopełnić obowiązku w zakresie niszczenia nośników danych. Istnieje także możliwość skorzystania z usług firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w archiwizowaniu i niszczeniu różnego typu dokumentów, w tym również poufnych.