Rewolucja cyfrowa nie zwalnia tempa. Pandemia Covid-19 wymusiła na wielu przedsiębiorcach podjęcie działań z zakresu cyfryzacji, kolejnym wyzwaniem jest gwałtowny rozwój narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. Niestety wiele działań z zakresu digitalizacji jest wciąż podejmowanych w sposób doraźny, a w efekcie, według najnowszych badań aż 70% digitalizacji nadal kończy się fiaskiem.
Więcej digitalizacji, nie zawsze skutecznej
Nikt nie ma wątpliwości, że dzisiaj digitalizacja biznesu to konieczność. Niemniej równie dużo firm nadal ucieka przed tą perspektywą, a spora część z tych, które kilka lat temu w wyniku Covid-19 podjęły decyzję o digitalizacji, procesu tego nie ukończyły. Oczywiście nie brakuje przykładów pozytywnych, z sukcesem przeprowadzonej strategii cyfryzacji, która otwiera nowe perspektywy biznesowe. Niestety częściej bywa odwrotnie. Według badań aż 60% problemów doprowadzających do fiaska procesu tkwi w wewnętrznych strukturach firmy. Przeszkody te można więc usunąć, zminimalizować lub zastosować inne rozwiązanie.
Odbiór digitalizacji jako rozwiązania także jest coraz lepszy, i to także wśród pracowników (co ważne, ponieważ jak się okazuje to m.in. ich brak przekonania do całego procesu przyczyniał się do wielu niepowodzeń w obszarze cyfryzacji). Zainteresowanie digitalizacją widać przedsiębiorstwach z wielu branż zarówno w obszarze działań front officowych np. w działach sprzedaży przy cyfrowym podpisywaniu umów z klientami, jak i back officowych np. w działach human resources w zakresie cyfryzacji teczek osobowych czy też w księgowości przy digitalizacji i pozyskiwaniu danych z faktur. Bardzo widoczna jest potrzeba zdalnego realizowania działań w trybie pracy hybrydowej.
Wiele firm przekonało się, że cyfrowe narzędzia nie tylko ułatwiają pracę zdalną, pozwalają zachować ciągłość w komunikacji z klientem, lecz także otwierają nowe perspektywy biznesowe. Aby jednak marzenie o digitalizacji stało się faktem, a cała inicjatywa nie rozbiła się o skały, jakimi są brak specjalistów i sprzętu, brak przekonania do całego procesu w zespole, niedostosowanie strategii, koniecznie sprawdź kilka naszych podstawowych rad.
3 kroki, które mogą cię uchronić przed porażką
Jako Rhenus Office Systems Poland nie tylko świadczymy usługi z zakresu digitalizacji, lecz także wspieramy naszych klientów w odpowiednim przygotowaniu się do tego procesu, stworzeniu strategii oraz wyborze odpowiednich rozwiązań. Pozwól, że pomożemy i tobie.
Dowiedz się, czego potrzebujesz
Już na przełomie 2019 i 2020 roku ICAN Management Review zwracał uwagę, że jednym z najważniejszych czynników zmieniających funkcjonowanie firm będzie automatyzacja i robotyzacja procesów biznesowych. Niestety w Polsce nadal robotic process automation to dla wielu nawet dużych firm nieznane narzędzie.
Okazuje się, że jeśli pracujesz na dużych ilościach danych, niezbędne jest przyspieszenie ich pozyskiwania oraz analizy. Dlatego wdrożenie rozwiązań z zakresu RPA może okazać się kluczowe dla twojego biznesu. Dzięki automatyzacji firma może zyskać tak cenną obecnie elastyczność i zdolność dostosowywania się do zmieniających się oczekiwań zarówno klienta, jak i środowiska biznesowego.
Nie każdy jednak potrzebuje tak zaawansowanych narzędzi. Dla wielu polskich małych i średnich firm wyzwaniem jest odpowiednie zabezpieczenie stopniowo zdigitalizowanych dokumentów. Niektórzy stoją dopiero przed pierwszym etapem digitalizacji, jakim jest zeskanowanie potrzebnych w codziennej pracy dokumentów, stworzenie profesjonalnego e-archiwum, wprowadzenie elektronicznej teczki osobowej oraz innych, stosunkowo prostych narzędzi z zakresu cyfryzacji, jaki choćby OCR faktur.
Z bardzo szerokiego spektrum usług z zakresu digitalizacji, musisz wskazać te, których wdrożenie w tym konkretnym momencie jest najistotniejsze, przyniesienie najwięcej korzyści.
Warto jednak spróbować także wybiec dalej w przyszłość i zaprojektować sobie ścieżkę przejścia przez proces digitalizacji. W takim przypadku wybierając poszczególne usługi, będziesz uwzględniał również to, na jakie dalsze kroki pozwoli ci wdrożenie konkretnego rozwiązania.
Nie zawsze jednak wewnętrzna perspektywa ci wystarczy. Jeśli masz poczucie, że nie do końca jesteś w stanie samodzielnie wypracować strategię digitalizacji, skorzystaj z doradztwa ekspertów z zewnątrz. Pomoże ci to nie tylko we wskazaniu kluczowych punktów digitalizacji, lecz także w uzasadnieniu (np. przed zarządem) potrzeby ponoszenia kosztów związanych z wdrożeniem.
Przyjrzyj się swoim zasobom
Nawet najlepszego planu digitalizacji nie wykonasz sam. Potrzebujesz do tego odpowiedniego zespołu ludzi, a także sprzętu. Brak odpowiednich zasobów w stosunku do projektowanej strategii cyfrowej to jeden z najczęstszych powodów niepowodzenia inwestycji.
Według badania Avenda Poland mimo dynamicznego wzrostu zainteresowania digitalizacją tylko 18% firm zwiększyło wydatki na nowoczesne technologie. Stale rosną natomiast oczekiwania w stosunku do działów IT. Są one nieporównywalnie bardziej obłożone pracą niż wcześniej. Z kolei spora część pozostałych pracowników, szczególnie w mniejszych przedsiębiorstwach, które do tej pory w bardzo ograniczony sposób korzystały z digitalizacji, nie rozumie właściwie, jakie korzyści przynieść ma ta szeroko zakrojona rewolucja. Brak zrozumienia przekłada się natomiast na mniejsze zaangażowanie, a to z kolei przyczynia się do piętrzących się problemów z wdrażaniem konkretnych rozwiązań.
Przeglądając swoje zasoby, powinieneś zwrócić więc uwagę na dwa aspekty. Po pierwsze, czy z tym zespołem i sprzętem, jakim dysponujesz, jesteś w stanie samodzielnie przeprowadzić zaplanowaną cyfryzację. Ewentualnie, czy dostrzeżone braki można stosunkowo szybko usunąć, zatrudniając dodatkowych specjalistów i kupując sprzęt. Już na tym etapie warto zastanowić się, czy samodzielna cyfryzacja się firmie opłaca.
Druga sprawa to budowanie świadomości wśród pracowników, wskazywanie korzyści, przejrzysta komunikacja dotycząca celów, rozwiązań, zalet płynących z wdrożenia. Jeśli zespół nie zaangażuje się w zmiany, na nic one się zdadzą. Jeśli jednak postawisz na wspólne tworzenie rozwiązań, przedstawisz pracownikom indywidualne korzyści płynące z digitalizacji dla ich konkretnego stanowiska pracy i dalszego rozwoju, możesz liczyć, że proces przebiegnie znacznie sprawniej, ponieważ towarzyszyć mu będzie wiara i zaangażowanie ze strony zespołu.
A może outsourcing?
Mało kto wierzy już dzisiaj, że zwrot w kierunku cyfryzacji można przeprowadzić bezkosztowo. Wymaga ona zaangażowania nie tylko środków finansowych (choćby na zakup sprzętu i oprogramowania), lecz także zasobów ludzkich (niezbędni są tutaj specjaliści nie tylko od IT, ale np. i od cyberbezpieczeństwa). Wielu firm po prostu nie stać na ten moment na samodzielne przeprowadzenie takiej inwestycji.
Warto jednak zwrócić się w stronę outsourcingu tego typu usług. Rynek BPO/SSC w Polsce rośnie bardzo dynamicznie, natomiast korzystają z niego przede wszystkim zagraniczne korporacje. Może czas wykorzystać ten potencjał do własnych celów. Outsourcing w kontekście digitalizacji ma wiele plusów.
- Nie inwestujesz w sprzęt albo wydatki te są zminimalizowane.
- Ograniczasz wydatki związane z oprogramowaniem.
- Korzystasz z profesjonalnej obsługi, a jednocześnie odciążasz swoich pracowników, którzy mogą zająć się zadaniami kluczowymi dla rozwoju firmy.
- Korzystasz ze specjalistycznej wiedzy ekspertów w zakresie digitalizacji, możesz liczyć na wsparcie nie tylko na etapie wdrożenia i codziennej obsługi, lecz także samego projektowania strategii i doboru kluczowych dla transformacji cyfrowej rozwiązań.
Samodzielne wdrożenie, czy to digitalizacji w podstawowym zakresie, czy też zaawansowanej sieci narzędzi cyfrowych, zawsze wiąże się z niemałymi kosztami – zarówno stricte finansowymi, jak i zaangażowaniem po stronie klienta. Dzięki przemyślanej strategii, odpowiedniemu doborowi rozwiązań i outsourcingowi całości lub części usług, koszty te można zredukować. Przede wszystkim jednak outsourcing zmniejsza znacznie ryzyko porażki, pozostawienia niedokończonych rozwiązań i niemożliwości ich efektywnego wykorzystania.
Jak nie zatrzymać się w połowie drogi do digitalizacji?
Aby nie zatrzymać się w połowie drogi do digitalizacji, kluczowe jest posiadanie jasno określonej strategii i planu działania, które uwzględniają zarówno bieżące potrzeby, jak i przyszłe cele firmy. Ważne jest również regularne monitorowanie postępów i elastyczne dostosowywanie działań do zmieniających się warunków rynkowych i technologicznych. Nie mniej istotne jest zaangażowanie i edukacja pracowników, którzy muszą rozumieć korzyści płynące z cyfryzacji i być aktywnymi uczestnikami tego procesu. Skorzystanie z wiedzy i wsparcia zewnętrznych ekspertów może pomóc w uniknięciu błędów i skutecznej realizacji całego procesu. Dzięki temu firma nie tylko osiągnie pełną digitalizację, ale także zyska przewagę konkurencyjną na rynku.
Skorzystaj z naszej pomocy, skontaktuj się z ekspertami Rhenus Office Systems Poland i z powodzeniem zrealizuj swoje biznesowe plany.