Podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych dysponują dokumentacją pacjenta, którą muszą przechowywać przez okres przyjęty w przepisach. Jej utylizacja również odbywa się zgodnie z wyznaczonymi przez ustawodawcę zasadami. Kiedy i w jaki sposób można zniszczyć dokumenty medyczne?
Jak długo przechowywać dokumentację medyczną?
Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta jako podstawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej wskazuje 20 lat. Wyjątek od tej reguły stanowią:
- akta dotyczące zgonu pacjenta wskutek uszkodzenia ciała - przechowywane 30 lat,
- dokumenty z informacjami służącymi do monitorowania losów krwi i jej składników - przechowywane 30 lat,
- zdjęcia rentgenowskie, które archiwizowane są poza dokumentacją medyczną - przechowywane 10 lat,
- skierowania na badania i zalecenia lekarskie - przechowywane 5 lat lub 2 lata, jeśli świadczenie ze względu na niestawienie się pacjenta w terminie nie zostało zrealizowane,
- dokumentacja dzieci do 2. roku życia - przechowywana 22 lata.
Powyższe terminy dotyczą nie tylko dokumentacji w formie papierowej, ale też elektronicznej. Liczy się je od dnia, gdy pacjent po raz ostatni skorzystał ze świadczeń medycznych w jakiejkolwiek formie. Wystawienie recepty, teleporada, kolejna wizyta czy wystawienie zwolnienia lekarskiego powodują przerwanie biegu przedawnienia, dlatego niszczenie dokumentacji przebiegu choroby może nastąpić dopiero w późniejszym okresie. Wyjątek stanowią czynności o charakterze niemedycznym, takie jak na przykład informacja o śmierci pacjenta czy prośba o udostępnienie dokumentacji.
Niszczenie dokumentacji medycznej - jak powinno przebiegać?
Przywołana wyżej ustawa nakazuje niszczenie dokumentacji medycznej w taki sposób, aby identyfikacja pacjenta nie była możliwa. Oznacza to konieczność zastosowania specjalnych niszczarek, które tną papier na bardzo drobne ścinki. Niszczenie dokumentów medycznych z pewnością nie może odbywać się przy użyciu niszczarek biurowych, które nie spełniają norm i standardów. Ustawodawca nie wskazuje konkretnego sposobu utylizacji danych, jednak na podmiotach leczniczych ciąży obowiązek zabezpieczenia dokumentów w taki sposób, aby nie doszło do wycieku danych. W praktyce muszą więc zadbać o:
- staranną segregację dokumentów,
- bezpieczny transport do miejsca, w którym dokumenty będą niszczone,
- utylizację ścinków.
Niszczenie dokumentacji pacjenta często przebiega z zastosowaniem metody pojemników, która polega na tym, że papiery umieszczane są w specjalnych kubłach, a następnie utylizowane. Takie postępowanie ogranicza do minimum ryzyko wycieku danych osobowych. Osoby prowadzące placówki ochrony zdrowia muszą przestrzegać przepisów zawartych w RODO. Niszczenie dokumentacji medycznej jest więc procesem, w którym zabezpieczeniu podlegają przede wszystkim dane osobowe.To one umożliwiają bowiem identyfikację pacjenta.
Prawo a niszczenie danych zdrowotnych
Obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej przez określony czas istnieje również w przypadku zaprzestania prowadzenia działalności leczniczej. Podmiotem przechowującym może być dowolna firma lub osoba fizyczna. Po upływie ustawowego terminu dokumentację należy zniszczyć zgodnie z ogólnymi zasadami. Ustawodawca nie precyzuje na przykład kwestii wielkości ścinków, jednak warto w tym kontekście posiłkować się normami europejskimi. Jedną z nich jest norma ISO/IEC 21964. Powstała w nawiązaniu do przepisów niemieckiej normy DIN 66399, która powstała zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Można więc stwierdzić, że norma ta jest uzupełnieniem tematu prawo a niszczenie danych zdrowotnych.
Niszczenie danych pacjenta - dokumentacja elektroniczna
Niszczenie danych pacjenta dotyczy nie tylko dokumentacji papierowej, ale również elektronicznej. To właśnie w tej formie coraz częściej przechowywane są kartoteki, recepty czy zwolnienia. Niszczenie dokumentacji przebiegu leczenia, która zapisana została na nośniku danych, sprowadza się do jego demagnetyzacji. W przeciwnym razie odtworzenie danych byłoby możliwe, czego kategorycznie zabraniają przepisy. Dopuszczają one natomiast możliwość skorzystania z usług firmy zewnętrznej, która zajmuje się archiwizacją i utylizacją danych. Obowiązuje jednak zastrzeżenie, że kartoteki muszą być udostępnione placówce bez zbędnej zwłoki.