JAK ZNALEŹĆ USŁUGODAWCĘ DO NISZCZENIA DOKUMENTÓW?

Niszczenie dokumentacji to proces, który zaczyna się dużo wcześniej, nim dokumenty trafią do niszczarni i zostaną trwale zutylizowane. W tym momencie się on także nie kończy, ponieważ potrzebne jest Ci jeszcze potwierdzenie ich utylizacji zgodnie z przepisami. Profesjonalny usługodawca w zakresie niszczenia dokumentów powinien zapewnić Ci kompleksową opiekę na każdym etapie tego procesu i odpowiednie jego przeprowadzenie.

Zamówienie usługi – jak powinno przebiegać?

Profesjonalny usługodawca w zakresie niszczenia dokumentów nie powinien oczekiwać od Ciebie, że będziesz mierzył, ważył dokumenty, liczył kolejne segregatory. Oczywiście im więcej informacji o wielkości zbioru podasz, tym lepiej, natomiast przedstawiciel usługodawcy powinien dość szybko dzięki kilku pytaniom pomóc Ci określić przybliżoną wielkość zamówienia. To usługodawca powinien wskazać, ile i jakich pojemników będzie potrzebować w takiej sytuacji. W końcu usługodawca powinien także zagwarantować Ci najwygodniejszy dla ciebie sposób gromadzenia takich dokumentów i realizacji usługi. Oczywiście przy jednorazowej usłudze po prostu zapewni Ci on odpowiednie pojemniki do odbioru lub – w przypadku większego zbioru – odpowiedni zespół pracowników do jego przejęcia. Profesjonalny dostawca usług niszczenia może Ci jednak zaproponować odbiory harmonogramowe, a więc razem z odbiorem jednego pojemnika dostarczać drugi, który w określonym czasie możesz wygodnie zapełniać przeznaczonymi do zniszczenia dokumentami. Szybkość wykonania usługi od momentu przyjęcia zlecenia do realizacji także ma tutaj niemałe znaczenie.

Odbiór i transport – bezpieczeństwo przede wszystkim

Odbiór dokumentów należy przeprowadzać z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. W Rhenus Office Systems Poland gwarantujemy Ci, że po dokumenty zgłosi się sprawdzony pracownik firmy. Pojawi się w siedzibie zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Po odbiorze pojemniki transportowane są samochodami wyposażonymi w GPS, dzięki czemu można odtworzyć dokładną trasę przejazdu oraz w czasie rzeczywistym sprawdzić, gdzie znajduje się kierowca. Te rozwiązania gwarantuję sprawną logistykę, a to z kolei przekłada się na jakość świadczonych Tobie usług.

Activation of Cookies required

We provide videos via YouTube. By playing the video, you consent to the use of functional cookies and data processing by YouTube.

Doświadczony usługodawca, jakim jest Rhenus Office Systems Poland, dysponuje zestawem zanonimizowanych pojemników różnych wielkości, które służą do odbioru dokumentacji od klienta i jej bezpiecznego transportu. Pojemnik jest wyposażony w klucz zatrzaskiwany w środku, co dodatkowo wzmacnia bezpieczeństwo. Ponieważ pojemniki są zanonimizowane i wyposażone jedynie w numery barkod, osoba z zewnątrz nie jest w stanie ustalić, czyje dokumenty są przewożone w środku. Może to zrobić jedynie osoba z dostępem do systemu informatycznego, a tego typu dostęp ma tylko kilka odpowiedzialnych osób w siedzibie usługodawcy. Rozkodowanie pojemnika następuje dopiero w niszczarni.

Niszczenie – zgodność z normami

Profesjonalizm firmy zajmującej się niszczeniem dokumentacji potwierdza przede wszystkim stosowanie procedur zgodnych z normą ISO 27001 dotyczącą bezpieczeństwa informacji oraz normą opisującą niszczenie danych ISO 21964. Zwraca się tu uwagę na poziom bezpieczeństwa, klasę tajności dokumentów. Chodzi nie tylko o zakup odpowiednich instalacji niszczących, ale i przebieg procesu niszczenia i uczestniczące w nim podmioty. Profesjonalistę w zakresie niszczenia dokumentacji wyróżni:

brak podwykonawców,
weryfikacja pracowników pod kątem niekaralności,
zamknięta, chroniona, bezpieczna niszczarnia,
anonimizacja pojemników za pomocą barkodów,
losowe niszczenie.

Nie bez znaczenia jest przygotowanie ścinek tak, aby były one gotowe do poddania recyklingowi oraz przekazanie klientowi certyfikatu potwierdzającego zniszczenie dokumentów.

Chcesz dowiedzieć się więcej o niszczeniu dokumentów? Skontaktuj się z naszymi ekspertami!