Jaki powinien być zespół profesjonalnego archiwum?

Artykuły

Archiwum zewnętrzne to miejsce, w którym możesz bezpiecznie zdeponować ważne dla Twojej firmy czy instytucji dokumenty. Skorzystanie z usług archiwizacji i przechowywania pozwala odzyskać biurową przestrzeń oraz odciążyć pracowników. To także sposób na zmianę kosztów stałych na koszty zmienne i wymierne oszczędności dla Twojej firmy. Profesjonalne archiwum to także niezawodna obsługa dokumentów w bieżącej działalności. Aby mieć pewność, że bezpieczeństwo i obsługa Twoich dokumentów zachowają zawsze najwyższy poziom, dowiedz się, kto pracuje w Twoim archiwum.

Kto pracuje w archiwum?

Archiwum to miejsce, w którym pracują specjaliści zajmujący się Twoją dokumentacją, ale też odpowiedzialni za komunikację z klientami, zarządzanie czy bezpieczeństwo magazynu. Archiwista powinien mieć wykształcenie co najmniej średnie, a jego umiejętności poświadcza kurs kancelaryjno-archiwalny.

Kurs ten, który kończą wszyscy archiwiści Rhenus Office Systems Poland, pozwala dogłębnie zapoznać się z przepisami dotyczącymi porządkowania dokumentów i przechowywania akt. Uczy porządkowania, czyli archiwizacji dokumentów, ich odpowiedniego indeksowania i ewidencjonowania, a także pracy polegającej na ich udostępnianiu czy prowadzenia archiwum zakładowego.

W profesjonalnym archiwum znajdą się też z pewnością pracownicy z wykształceniem w zakresie archiwistyki, zdobywanym na studiach historycznych. Nie mogło zabraknąć również w naszym zespole.

Bezpieczeństwo danych i komfort obsługi klienta wymagają uzupełniania i doskonalenia nabytych umiejętności. Dlatego nasi pracownicy szkoleni są z zakresu bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych, BHP, systemów obsługi archiwum, gospodarki magazynowej, obsługi wózków widłowych a także komunikacji czy zarządzania. Przypominające szkolenia w zakresie archiwizacji gwarantują utrzymanie najwyższego poziomu usług.

W Rhenus Office Systems Poland stawiamy na wieloletni związek z pracownikami, dzięki czemu nasi klienci mogą korzystać z ich doświadczenia. Większość pracowników naszych archiwów ma staż pracy przekraczający 5 lat.

Activation of Cookies required

We provide videos via YouTube. By playing the video, you consent to the use of functional cookies and data processing by YouTube.

Jakie wartości są istotne w pracy archiwum?

Codzienna praca z dokumentami wymaga cech takich jak skrupulatność, cierpliwość czy dokładność. Nie oznacza jednak zamknięcia się w archiwalnym świecie. W kontaktach z klientami warto postawić na zaangażowanie i indywidualne podejście.

Dokładność to ważna cecha każdego archiwisty. Dzięki niej opisy są niezawodne, a dokumenty zawsze na swoim miejscu. W archiwach Rhenus Office Systems Poland zawsze trzymamy się ram procedur: przepisów prawa, w tym RODO, i normy ISO 27001, przez co bezpieczeństwo dokumentacji jest bezwzględnie zachowane.

Dzięki temu w naszych archiwach można przechowywać dokumenty zawierające dane wrażliwe, m.in. umowy klienckie, dokumentację finansową, kadrowo-płacową, techniczną i projektową, w tym także dokumenty firmy w likwidacji.

Zaangażowanie sprawia, że klient zawsze może liczyć na pomoc, np. gdy ma problem ze zlokalizowaniem dokumentów w przygotowanym przez siebie i przekazanym do archiwum zasobie.
Indywidualne podejście oznacza, że niezależnie od tego, czy klient przychodzi do nas z tysiącami pudeł, czy z kilkoma, jest traktowany priorytetowo. Polega także możliwości dopasowania usługi archiwizacji do potrzeb. Prowadzenie archiwum zakładowego czy zewnętrznego? Porządkowanie i pakowanie dokumentów czy przyjęcie zasobu przygotowanego przez klienta? To ważne, aby zawsze mieć wybór.

Co mogą zrobić dla Ciebie profesjonalni archiwiści?

Activation of Cookies required

We provide videos via YouTube. By playing the video, you consent to the use of functional cookies and data processing by YouTube.

Zakres usług wykonywanych przez dostawcę usług archiwizacyjnych jest szeroki. Opieka nad dokumentami papierowymi może rozpocząć się od porządkowania zasobów, czyli archiwizacji w siedzibie klienta lub w archiwum.

Zasobem klienta zajmuje się wtedy archiwista wyspecjalizowany w zakresie porządkowania dokumentów, który jest w stanie ułożyć je rodzajami, sklasyfikować do odpowiednich kategorii, dokładnie opisać zgodnie z wewnętrznymi przepisami klienta oraz zgodnie z prawem.

Częścią tej usługi jest brakowanie, czyli wskazanie dokumentacji, której okres przechowywania minął i którą można, a nawet należy, zniszczyć. Jeśli Twój dostawca zajmuje się kompleksową obsługą cyklu życia dokumentu, będzie także mógł przeprowadzić samo bezpieczne niszczenie dokumentów.

Po uporządkowaniu akta są pakowane w specjalistyczne pudła archiwizacyjne oraz transportowane do archiwum przez naszych kierowców-konwojentów samochodami wyposażonymi w system monitorowania GPS. Do archiwum możesz także przekazać dane znajdujące się na nośnikach cyfrowych.

W archiwum dokumentacja jest ewidencjonowana oraz przechowywana przez wyznaczony okres. W tym czasie jest oczywiście możliwe korzystanie z niej. Nasi pracownicy przygotowują ją na życzenie w formie oryginału lub cyfrowej kopii.

Po upływie wymaganego czasu następuje brakowanie dokumentacji oraz jej bezpieczne niszczenie.

Chciałbyś się dowiedzieć więcej o którymś z etapów procesu niszczenia? A może interesują Cię procedury bezpieczeństwa, które stosujemy w archiwach Rhenus Office Systems Poland? Skontaktuj się z nami, nasi eksperci odpowiedzą na wszelkie pytania!

Przemysław Kalicki

Kierownik Oddziału

Telefon: +48 605 120 187
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Przemysław Kalicki

Umów spotkanie online