Przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej przez określony w przepisach czas to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Jego zaniechanie może skutkować odpowiedzialnością karną skarbową, w tym nałożeniem kary grzywny. Kiedy można legalnie zniszczyć dokumenty podatkowe i księgowe? W jaki sposób należy to robić?
Niszczenie dokumentów księgowych - kiedy jest legalne?
Dokumenty księgowe i podatkowe nie należą do katalogu tych, które trzeba przechowywać wieczyście. Ustawodawca nakłada jednak na przedsiębiorców obowiązek archiwizacji tego typu dokumentacji, w tym:
- faktur i rachunków,
- deklaracji podatkowych,
- księgi przychodów i rozchodów,
- ewidencji przychodów,
- ksiąg rachunkowych,
- ewidencji środków trwałych,
- ewidencji przebiegu pojazdów,
- dokumentów inwentaryzacyjnych.
Dokumenty księgowe i podatkowe bardzo często są tożsame, dlatego należy je przechowywać przez okres dłuższy, wskazany w przepisach. Utylizacja dokumentów księgowych może nastąpić po upływie 5 lat, licząc od końca roku, w którym zostały sporządzone. Tymczasem dokumenty podatkowe również archiwizujemy przez 5 lat, jednak liczony jest od zakończenia roku podatkowego. Warto pamiętać, że niektóre wydarzenia, takie jak na przykład kontrola podatkowa, przerywają bieg terminu przedawnienia. Oznacza to, że dokumenty podlegające kontroli będzie trzeba przechowywać dłużej, niż wynika to z przepisów ogólnych.
Co grozi za brak dokumentacji księgowej i podatkowej?
Przechowywanie dokumentów księgowych i podatkowych ma jeden cel - podczas kontroli skarbowej, czynności sprawdzających czy na każde żądanie organu podatkowego przedsiębiorca ma obowiązek je przedstawić. Jeśli tego nie zrobi, podlega odpowiedzialności karnej skarbowej. W myśl art. 83 Kodeksu karnego skarbowego każdy, kto uniemożliwia lub utrudnia realizację czynności urzędowych, podlega karze grzywny w wysokości do 720 stawek dziennych. Przedterminowe zniszczenie dokumentów mieści się w definicji utrudniania przeprowadzenia czynności.
Utylizacja dokumentów księgowych - które dokumenty i kiedy można zniszczyć?
Przepisy jasno wskazują obowiązek przechowywania dokumentów księgowych i podatkowych przez okres 5 lat, jednak w praktyce może on wynosić blisko 6 lat. Zanim przystąpimy do utylizacji, sprawdźmy, czy wśród dokumentów nie znajdują się takie, które trzeba przechowywać dłużej. Istotną rolę odgrywa w tym kontekście prawidłowa archiwizacja, dzięki której dokumenty księgowe i kadrowe usytuowane są oddzielnie. Dobrym przykładem są akta osobowe, które trzeba archiwizować znacznie dłużej, niż faktury czy sprawozdania finansowe.
Jak wygląda niszczenie dokumentacji księgowej?
Informacje zawarte w dokumentach podatkowych i księgowych mają charakter poufny, dlatego nie można pozwolić sobie na ich przypadkowy wyciek. Jak powinna odbywać się utylizacja dokumentacji księgowej? Przebiega ona w kilku etapach:
- analiza dokumentów podlegających zniszczeniu - należy upewnić się, że wszystkie można bezpiecznie zutylizować,
- bezpieczny transport dokumentów - jeśli niszczenie odbywa się poza miejscem archiwizacji, papiery trzeba w odpowiedni sposób przetransportować,
- niszczenie dokumentów - powinno odbywać się z zastosowaniem specjalnych pojemników i niszczarek spełniających normę ISO/IEC 21964,
- utylizacja ścinków - w tym kontekście należy przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych, ale też ochrony środowiska naturalnego.
Ja niszczyć księgowe dokumenty cyfrowe?
Wiemy już, jak niszczyć dokumenty papierowe, jednak obecnie coraz więcej jest przechowywanych w formie cyfrowej. Jak wygląda niszczenie dokumentacji księgowej w takim przypadku? Najważniejszym elementem jest demagnetyzacja nośnika danych. Dzięki temu odtworzenie jakichkolwiek informacji nie jest możliwe. Oczywiście, także tutaj należy zadbać o bezpieczny transport i utylizację urządzeń.
Niszczenie dokumentów księgowych - kiedy, gdzie i jak?
Niszczenie dokumentów księgowych - kiedy można je bezpiecznie przeprowadzić? Jakie procedury obowiązują? Gdzie utylizować ścinki? Te i podobne pytania zadają sobie świadomi przedsiębiorcy, którzy doskonale wiedzą, że utylizacja dokumentów księgowych nie polega wyłącznie na umieszczeniu ich w biurowej niszczarce. Taka praktyka jest niebezpieczna, a także naraża na odpowiedzialność. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców korzysta z pomocy firmy zewnętrznej, która sprowadza się nie tylko do utylizacji dokumentów, ale również ich archiwizowania czy cyfryzacji. Dzięki temu nie trzeba zastanawiać się, czy już można zniszczyć konkretny dokument oraz jakich procedur dochować, aby wszystko odbyło się zgodnie z przepisami.