Ochrona danych osobowych to jeden z kluczowych obowiązków każdej organizacji. Naruszenia mogą prowadzić nie tylko do sankcji administracyjnych, lecz także do realnych strat finansowych, utraty reputacji oraz konsekwencji prawnych. W tym artykule podpowiemy, jak ich unikać i jak ograniczyć ich negatywne skutki.
Dlaczego naruszenia ochrony danych osobowych są groźne?
Najczęściej w kontekście naruszeń ochrony danych osobowych myślimy o ujawnieniu danych (np. w wyniku ataku hakerskiego). Jednak także jeśli dane zaginą, zostaną zniszczone lub zmienione albo są niedostępne, możemy mówić o naruszeniu ochrony danych, które niesie potencjalnie poważne skutki dla dotkniętych nim osób.
Na przykład spłonięcie lub zalanie jedynego egzemplarza dokumentów kadrowych może utrudnić naliczenie pracownikowi właściwych świadczeń. Brak dostępu do danych medycznych np. o przyjmowanych lekach czy alergiach może doprowadzić do niewłaściwego udzielenia pacjentowi pomocy w sytuacji nagłego pogorszenia stanu zdrowia. Jak widać są to potencjalnie groźne sytuacje.
Co bardzo ważne, dla naruszenia ochrony danych nie jest konieczne, by wspomniane konsekwencje faktycznie zaistniały. Otwarte drzwi archiwum, teczka z dokumentami pozostawiona w miejscu publicznym, zagubiony pendrive – to źródła wycieku danych, co do których często nie będziemy w stanie wskazać, czy faktycznie stały się obiektami nieuprawnionego dostępu. Mimo to wymagają podjęcia odpowiednich kroków, inaczej grożą wysokimi karami, tak jak stało się to w przypadku skradzionej przesyłki kurierskiej, o której pisaliśmy w naszym artykule.
Jakie błędy prowadzą do naruszeń ochrony danych osobowych?
Naruszenia ochrony danych osobowych mogą mieć różne źródła. Jak pisaliśmy niedawno, nadal głównym źródłem naruszeń są błędy ludzkie wynikające z nieuwagi lub braku odpowiedniego przeszkolenia. Wśród źródeł naruszeń znajdują się zarówno te umyślne, jak i nieumyślne:
- błędy ludzkie – np. przypadkowe wysłanie danych do niewłaściwego odbiorcy;
- nieodpowiednich zabezpieczenia techniczne – np. brak szyfrowania, słabe hasła;
- brak procedur – np. niejasne zasady zarządzania dostępem do systemów;
- cyberataki – np. phishing, ransomware;
- czynniki fizyczne i środowiskowe – np. powódź, przerwy w dostawie prądu
Jak zapobiegać incydentom?
Zapobieganie incydentom naruszenia ochrony danych osobowych jest stałym obowiązkiem administratora. Środków, które powinieneś stosować jako administrator, aby chronić dane, nie nakazują przepisy – to ty sam musisz odpowiednio dobrać je, a także potrafić w razie potrzeby udokumentować ich stosowanie.
Najogólniej środki ochrony danych możemy podzielić na organizacyjne i techniczne. Te pierwsze obejmują takie rozwiązania jak:
- ustalenie procedur ochrony danych i reagowania na incydenty,
- przyjęcie zasad dotyczących stosowania haseł i przydzielania dostępów,
- przeprowadzanie audytów bezpieczeństwa i testów systemów informatycznych,
- szkolenia dla pracowników.
Przykładowe rozwiązania techniczne to z kolei:
- korzystanie z bezpiecznych haseł i uwierzytelnienia wieloskładnikowego,
- szyfrowanie załączników e-maili,
- stosowanie programów antywirusowych,
- przechowywanie dokumentów papierowych w osobnych pomieszczeniach, chronionych przed zalaniem, pożarem czy nieuprawnionym dostępem,
- niszczenie dokumentów przy użyciu sprzętu uniemożliwiającego odtworzenie informacji.
Ważne, aby pamiętać, że lista ta nie jest wyczerpująca. Niektóre procedury, takie jak bezpieczne niszczenie, regulują międzynarodowe normy ISO, ale środki ochrony powinny być za każdym razem dostosowane do istniejącego ryzyka.
Sprawdź nasz poradnik, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jakimi zabezpieczeniami powinny dysponować archiwa zewnętrzne.
Co robić, gdy dojdzie do naruszenia?
W sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych działania administratora są kluczowe dla złagodzenia ich negatywnych skutków. Co więcej, organ nadzorujący ocenia nie tylko samą wagę naruszenia, lecz także Twój sposób reakcji na incydent. Prawidłowe postępowanie, w tym informowanie o naruszeniach, to ważny czynniki brany pod uwagę przy decyzji o nałożeniu na administratora kary finansowej.
Oto kroki, które powinieneś podjąć, jeśli dojdzie do naruszenia ochrony danych osobowych, które przetwarzasz:
- Stwierdzenie incydentu – Pierwszym krokiem jest rozpoznanie i potwierdzenie, że doszło do naruszenia ochrony danych osobowych.
- Podjęcie działań zaradczych – Może to obejmować odłączenie naruszonego systemu od sieci, odzyskanie błędnie przesłanych dokumentów, zmianę haseł dostępowych.
- Ocena ryzyka – Należy przeprowadzić analizę skutków naruszenia dla osób, których dane dotyczą.
- Dokumentowanie – Dokumentacja ta może być przydatna w przypadku audytów, kontroli ze strony organu nadzorczego lub analizowania powtarzających się incydentów.
- Zgłoszenie organowi nadzorczemu – Jeśli istnieje ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych, administrator ma obowiązek zgłoszenia naruszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w terminie nieprzekraczającym 72 godzin od jego stwierdzenia.
- Zgłoszenie osobom fizycznym – Jeśli naruszenie niesie ze sobą wysokie ryzyko dla osób, których dane dotyczą, administrator ma obowiązek ich poinformowania.
Jak dbać o bezpieczeństwo dokumentów?
Naruszenia ochrony danych osobowych mogą prowadzić do poważnych konsekwencji – zarówno dla organizacji, jak i osób, których dane zostały ujawnione. Kluczowe jest zatem nie tylko wdrożenie odpowiednich procedur i środków bezpieczeństwa, lecz także regularna ocena ryzyka i szybka reakcja na ewentualne incydenty.
Bezpieczne przechowywanie i niszczenie dokumentów to jeden z podstawowych elementów skutecznej ochrony danych. Jeśli chcesz zminimalizować ryzyko naruszeń i zapewnić pełną zgodność z przepisami, skorzystaj z profesjonalnych usług w tym zakresie. Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak możemy pomóc w ochronie Twoich dokumentów!