Wybór usługodawcy oferującego archiwizację i przechowywanie dokumentów powinien uwzględniać również szczegółowe zasady współpracy po przejęciu zasobu archiwalnego. Jeszcze przed podpisaniem umowy ustal z dostawcą usług, jak będą wyglądały kwestie dostępu i ochrony dokumentów oraz danych cyfrowych, gdy będzie je przetwarzał. Im więcej obszarów współpracy związanych z porządkowaniem, przechowywaniem, udostępnianiem, brakowaniem czy niszczeniem zostanie przez Ciebie precyzyjnie ustalonych z usługodawcą, tym mniej uwagi będziesz musiał im poświęcać na co dzień.
Procedury i systemy – jak skutecznie chronić dokumenty?
Bardzo ważne w codziennej pracy jest zapewnienie usługodawcy, że posiada on katalog spisanych gotowych procedur i rozwiązań, które zapewnią odpowiedni poziom bezpieczeństwa Twoim dokumentom, tak papierowym, jak i elektronicznym.
Elementem, który powinien podlegać stałemu nadzorowi jest kontrola fizycznego dostępu do archiwum. Konieczne jest jego dokładne sprecyzowanie zarówno na poziomie stref dostępu do obszaru archiwum, jak i osób, które poruszają się w nich w ramach wykonywania swoich obowiązków.
- Wszystkie wejścia i drzwi do pomieszczeń w których przechowywane są zasoby archiwalne powinny być wyposażone w środki uwierzytelniania kontroli dostępu np. czytniki elektronicznych kart.
- Ważna jest także codzienna rejestracja dostępu do archiwum i przechowywanie takich dzienników przez co najmniej 6 miesięcy.
Archiwum powinno być wyposażone w szereg konkretnych alarmów pozwalających zidentyfikować niezamknięcie drzwi w odpowiednim czasie lub nieautoryzowane wtargnięcie w oparciu o wykrywanie ruchu. Każde z takich zdarzeń powinno skutkować dźwiękowym i wizualnym alarmem wewnątrz budynku, a także poza nim oraz automatyczną komunikacją (np. za pośrednictwem wiadomości SMS) z osobą opiekującą się takimi zdarzeniami. Jeśli dojdzie do nieuprawnionego wtargnięcia, alarm jest również wysyłany do personelu ochrony fizycznej obiektu lub grupy interwencyjnej.
Systemy monitoringu wizyjnego powinny rejestrować aktywność zarówno na zewnątrz budynku, przy wejściu do pomieszczenia archiwum jak i w jego wnętrzu. Ważne jest, aby kamery przemysłowe i rejestratory były odpowiednio wysokiej jakości, aby na podstawie nagrań można było identyfikować poszczególne osoby. Zapisy z kamer powinny być przechowywane przez 40 dni (lub czas zgodny z lokalnymi przepisami, jeżeli są bardziej restrykcyjne).
Kluczowe zasady związane z zarządzaniem dostępem
Przygotowując się do przekazania dokumentów do archiwum zewnętrznego usługodawcy, warto zadbać o precyzyjne ustalenia dotyczące procesu zarządzania dostępem i zawrzeć je w umowie. Trzeba zwrócić uwagę na zapisy dotyczące kontroli dostępu, zasad jego przyznawania, procedury jego wycofania. To jeden z ważniejszych elementów ochrony dokumentów przed dostępem do nich osób nieuprawnionych.
Usługodawca powinien zapewnić wprowadzenie i ustanowienie formalnych procedur opisujących zarządzanie prawami dostępu do przestrzeni archiwum i przechowywanych w nim zasobów archiwalnych. Dzienniki dostępu muszą umożliwiać identyfikację osób, które pracowały w archiwum. Osoba zarządzająca dostępem powinna być odpowiednio wcześnie informowana o zmianach kadrowych, które wiążą się z koniecznością przyznania lub cofnięcia dostępu. Oczywiście masz prawo wskazać swoje potrzeby i oczekiwania dotyczące tych regulacji i – jeśli zachodzi taka potrzeba – powinny być one dostosowane do konkretnego rodzaju Twojej dokumentacji czy też realizowanej usługi. Ustalona wspólnie z usługodawcą procedura powinna uwzględniać także okresowy przegląd wykazu dostępu.
Jeśli chodzi o gości w archiwum, usługodawca powinien zapewnić identyfikację i rejestrację odwiedzających na podstawie dokumentu tożsamości (dowód osobisty lub prawo jazdy). Odwiedzającym muszą stale towarzyszyć upoważnieni pracownicy.
Jak archiwizować dokumenty?
Przygotowując dokumenty do przechowywania, warto pamiętać o wymogach dotyczących ich właściwego uporządkowania stosownie do rodzaju, typu, czy też informacji w nich zawartych, tak aby zostały odpowiednio przyporządkowane do właściwej kategorii archiwalnej. W zależności od typu stosuje się inne zasady poufności, integralności i dostępności. Wspólnie z usługodawcą warto wypracować precyzyjne ustalenia i instrukcje, które powinny być zawsze podstawą postępowania z aktami. Usługodawca musi realizować usługę zgodnie z Twoim procesem w zakresie zbierania, identyfikacji, codziennej obsługi i odpowiedniego przechowywania dokumentacji. Chodzi przede wszystkim o poprawność i kompletność odbieranych zasobów. Dla każdego odbioru powinien być prowadzony osobny rejestr, który w razie wystąpienia jakichkolwiek problemów z odnalezieniem dokumentacji, pozwoli ustalić, czy i w jakiej formie została ona przekazana usługodawcy. Wszystkie akta powinny być oczywiście właściwie przechowywane, o czym pisaliśmy w I i II części naszego poradnika.
Kompleksowe usługi archiwizacyjne
Wybierając usługodawcę, upewnij się, że jest on w stanie zapewnić ci kompleksową obsługę. Archiwizacja dokumentacji to bowiem nie tylko jej przechowywanie, lecz także:
- identyfikacja – masz prawo oczekiwać, że miejsca na regałach i kartony archiwizacyjne, w których przechowywane są dokumenty będą właściwie oznakowane np. kodem kreskowym i zarządzane za pomocą odpowiedniego systemu komputerowego, co pozwoli na odpowiednio szybki do nich dostęp;
- porządkowanie i katalogowanie – usługodawca przed przejęciem zbioru, jeśli jest taka potrzeba, powinien zaproponować ci uporządkowanie dokumentacji tak, aby zmniejszyć jej ilość, a tym samym obniżyć koszty przechowywania oraz usprawnić obsługę całego zgromadzonego zasobu.
- wypożyczanie – klient zawsze ma prawo poprosić o przesłanie potrzebnej dokumentacji z powrotem do swojej siedziby. W zależności od sytuacji i konkretnej potrzeby możesz otrzymać oryginały dokumentów lub po ich zeskanowaniu wersje cyfrowe. Wszystkie wnioski o udostępnienie powinny być składane na piśmie i odpowiednio odnotowane; pobrane akta mogą być przekazywane wyłącznie upoważnionemu przez Ciebie personelowi, a żądania wypożyczeń dokumentów powinny być odpowiednio udokumentowane i przechowywane przez odpowiednio długi czas.
- brakowanie i niszczenie – zgodnie z RODO to niezbędna część kompleksowej usługi archiwizacji; usługodawca powinien monitorować okresy przechowywania poszczególnych dokumentów oraz zapewnić ich zniszczenie po wymaganym okresie przechowywania (jednak wyłącznie po zatwierdzeniu przez Ciebie protokołów wybrakowanej dokumentacji). Niszczenie akt powinno odbywać się w zabezpieczonym, strzeżonym obiekcie, zgodne z RODO oraz aktualną normą ISO 21964. Usługodawca powinien prowadzić rejestr zapisów zniszczonych dokumentów, a na życzenie klienta wydać certyfikat zniszczenia.
Umowa z usługodawcą powinna uwzględniać wszystkie wymienione wyżej aspekty codziennej pracy. Pozwala to minimalizować ryzyko wystąpienia wielu niebezpieczeństw, problemów w codziennej pracy, a także precyzyjnie przewidzieć miesięczne koszty zewnętrznej archiwizacji dokumentów. Jeśli chcesz poznać szczegółowe rekomendacje dotyczące zasad udostępniania danych lub brakowania dokumentów, skontaktuj się z naszymi ekspertami.
Sonia Osiecka-Kardyka
Kierownik ds. Klienta Strategicznego
Telefon: +48 519 349 661
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Sonia Osiecka-Kardyka