Porządek w archiwum, w którym znajdują się firmowa dokumentacja, czy też akta osobowe to ogromnie istotna kwestia dla każdego przedsiębiorstwa. Współpracując z różnymi instytucjami, oferujemy im nie tylko porządkowanie akt, ich brakowanie czy niszczenie, lecz także tworzymy dla nich przejrzyste instrukcje kancelaryjne oraz spisy dokumentacji, które mogą być dalej samodzielnie rozbudowywane.
Klient
Miejski Zakład Gospodarki Komunalnej w Karpaczu zajmuje się zbiorowym zaopatrywaniem w wodę i odprowadzaniem ścieków na terenie gminy Karpacz. Ponadto, zadania spółki to także zarządzanie nieruchomościami, licencjonowane zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi, zarządzanie lokalami stanowiącymi gminny zasób lokalowy oraz usługi remontowo- budowlane.
Wyzwania
MZGK szukała partnera, który odciąży ją w zakresie porządkowania dokumentów. Wyzwania, przed jakimi stanęła firma, to:
- potrzeba zewidencjonowania i ustalenia ilości przechowywanych dokumentów,
- ocena stanu dokumentów,
- stworzenie normatywów i instrukcji archiwizacji akt,
- uporządkowanie dokumentów i zniszczenie tych, których okres przechowywania dobiegł końca.
Rozwiązania
Przeprowadzenie wizji lokalnej w siedzibie firmy MZGK przez archiwistę Rhenus Data Office w celu stworzenia listy faktycznych potrzeb. Po zapoznaniu się z materiałami, zaproponowano następujące rozwiązania:
- porządkowanie dokumentów i akt osobowych pracowników,
- stworzenie zbioru zasad, dzięki którym pracownicy MZGK będą mogli w odpowiedni sposób porządkować firmowe dokumenty oraz zarządzać archiwum,
- skatalogowanie archiwum i wyznaczenie dokumentów przeznaczonych do zniszczenia,
- podział prac na etapy zgodne z priorytetyzacją potrzeb klienta.
Rezultaty
Dzięki ustaleniu listy priorytetów oraz przeanalizowaniu wszelkich możliwych rozwiązań wybrany został najbardziej korzystny wariant, który pracownicy Rhenus Data Office zrealizowali pomimo trudności związanych z nadejściem pandemii koronawirusa. Ostatecznie osiągnięto następujące cele:
- w pierwszym etapie uporządkowano i oceniono stan 44 m.b. dokumentów oraz zewidencjonowano 377 akt osobowych pracowników,
- archiwista Rhenus Data Office stworzył dla klienta normatywy kancelaryjno-archiwalne (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, Instrukcję Kancelaryjną i Instrukcje w sprawie organizacji działania składnicy akt),
- przeprowadzono 10-godzinne szkolenie dla pracowników MZGK, dotyczące stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych,
- w drugim etapie realizacji uporządkowano i oceniono stan kolejnych 66,5 m.b. dokumentów,
- spakowano całą dokumentację do pudełek po-box, na których zostały umieszczone informacje o kategoriach dokumentów, okresie ich przechowywania i sygnaturze,
- po skatalogowaniu całości akt, wytypowano 26 m.b. dokumentów, których okres przechowywania upłynął i zniszczono je w instalacji niszczącej Rhenus Data Office zgodnie z zachowaniem wszelkich norm bezpieczeństwa oraz przepisów z zakresu RODO.
Dodatkowe korzyści, które dostrzega klient
- Porządek w archiwum - klient doskonale orientuje się w lokalizacji wszelkich dokumentów oraz posiada ich przejrzysty spis, dzięki temu bez trudu odnajduje potrzebne akta.
- Sprawny systemu archiwizacji - klient oszczędza zarówno czas pracowników, jak i zmniejsza zapotrzebowanie na miejsce do przechowywania dokumentacji oraz minimalizuje wydatki firmowe związane z archiwizacją i niszczeniem dokumentów.
- Szkolenie z normatywów - zwiększenie świadomości pracowników klienta o tym, jak ważnym elementem jest składnica akt i jak o nią dbać oraz jak obsługiwać ją na co dzień.