Cyfryzacja biznesu dotyka wszystkich jego sfer, także tych związanych ze sprawami pracowniczymi. Działy HR coraz chętniej decydują się na przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej zamiast papierowej i wprowadzają e-teczki osobowe. Przyspieszona i wymuszona przez rzeczywistość okresu pandemii praca zdalna pokazała, jak bardzo pomocne są takie rozwiązania. Elektroniczna teczka osobowa to także większe bezpieczeństwo dokumentów, lepsza ochrona przed zniszczeniem, zagubieniem lub wyciekiem danych.
Działy HR w dobie pracy zdalnej
Działy HR, podobnie jak wiele innych działów, w ostatnich miesiącach były kierowane do pracy zdalnej. Nie inaczej było także w Rhenus Data Office. Praca zdalna nie oznaczała jednak dla nas całkowitego zamrożenia działań związanych z codzienną obsługą spraw pracowniczych. W końcu pracownicy nadal składają wnioski urlopowe, potrzebują różnego rodzaju zaświadczeń, przedłużane są ich umowy, wydawane aneksy itp. Dział HR musi więc działać bez zwłoki, realizując poszczególne procesy administracyjne. Jak jednak to zrobić, jeśli całe archiwum zostaje w siedzibie firmy? Nie sposób przecież przenieść całej dokumentacji pracowniczej do domu. Nie mamy w domu pod ręką akt osobowych, segregatorów i kartotek, mamy jednak Elektroniczne Teczki Osobowe (ETO), które zastępują papierowe wersje dokumentów pracowniczych. W tej sytuacji ETO okazało się bardzo pomocne. Dzięki cyfrowej formie akt osobowych, do których dostęp mają nasi upoważnieni pracownicy działu kadr (oczywiście przy odpowiednim stopniu zabezpieczeń), możliwa była efektywna praca zdalna, nawet z domu. Oznacza to, że praca w trybie home office przestaje być jakimkolwiek problemem. To właśnie ETO sprawiło, że w Rhenus Data Office, mogliśmy dalej sprawnie pracować dbając o bieżące rozwiązywanie spraw naszych pracowników oraz nieprzerwanie świadczyć usługi dla naszych klientów.
Czym jest Elektroniczna Teczka Osobowa (ETO)?
Elektroniczna teczka osobowa to narzędzie pozwalające na efektywne zarządzanie bieżącymi dokumentami kadrowymi i płacowymi. Po zeskanowaniu i opisaniu aktywnych akt osobowych, teczki papierowe przekształcane są “jeden do jednego” w ich elektroniczne odpowiedniki, do których dostęp może mieć każdy uprawniony do tego pracownik z każdego miejsca na świecie.
Rhenus Data Office decyzję o digitalizowaniu wewnętrznych procesów HR podjęło kilka lat temu jeszcze zanim powstały przepisy prawa uznające dokumenty elektroniczne jako równoważne z ich wersją papierową. Warto jednak podkreślić, że już od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą wyłącznie w formie elektronicznej. Zniesiony został bowiem obowiązek prowadzenia akt pracowniczych w wersji papierowej. To od pracodawcy obecnie zależy, czy chce przechowywać akta osobowe w formie papierowej czy elektronicznej. Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na to drugie rozwiązanie. ETO to bowiem nie tylko łatwiejszy dostęp do danych, większe ich bezpieczeństwo, lecz także mniejsze koszty przechowywania dokumentacji.
Warianty ETO
Elektroniczna Teczka Osobowa, posiadać ją można w jednej z dwóch odmian. Pierwszy wariant to rozwiązanie prostsze, nieco ograniczone, ale przy tym łatwiejsze do wprowadzenia. Z takiego rozwiązania skorzystaliśmy w naszej firmie. Digitalizacji poddaliśmy cały aktywny zasób dokumentacji kadrowej. Profesjonalne wykonanie tego zadania umożliwiała nam wiedza i narzędzia z zakresu przekształcania dokumentacji papierowej w cyfrową, którą dzielimy się także na co dzień z naszymi klientami. W ten sposób powstał elektroniczny zasób akt osobowych, który rozrasta się o powstające na bieżąco dokumenty. ETO poszerzamy bowiem o nowe egzemplarze pism dotyczących funkcjonowania pracownika w organizacji.
Pracodawca może jednak skorzystać także z drugiego wariantu ETO, który działa jako pełnoprawny system obiegu dokumentu elektronicznego, zastępujący papierową wersję akt osobowych. Spełnia on tym samym wszelkie wymogi prawne i funkcjonalne. Aby tak się stało potrzebny jest jednak podpis elektroniczny, tak po stronie wystawcy dokumentów (pracodawca), a także jego odbiorcy - adresata (pracownik). Dzięki temu rozwiązaniu dokumenty w firmie funkcjonują wyłącznie w wersji cyfrowej.
Bariery, które warto pokonać
ETO to rozwiązanie, którego zalety trudno przecenić. Mniejsze koszty związane z obsługą archiwum papierowego, bezpośredni i szybki dostęp do danych (także podczas pracy zdalnej), wyższa ochrona danych i zabezpieczenie ich przed zagubieniem, zaginięciem lub zniszczeniem. Mimo tych wszystkich zalet, nadal spora część przedsiębiorców do digitalizacji dokumentów HR podchodzi ze sporą rezerwą.
Pierwszą barierą okazuje się przekonanie o konieczności zdigitalizowania całego archiwum akt pracowniczych. Warto jednak przypomnieć, że zgodnie z interpretacją Państwowej Inspekcji Pracy, obowiązek pełnej digitalizacji akt dotyczy konkretnego pracownika. Jeżeli więc decydujemy się na cyfrową teczkę, to ona musi być cyfrowa w 100 procentach. Pracowników można jednak podzielić na takich, których akta będziemy cyfryzować, i tych, których dokumentacja pozostanie jedynie w wersji papierowej. Pamiętać natomiast trzeba o obowiązku zawiadomienia pracownika o przekształcaniu jego dokumentów w wersję elektroniczną. Obowiązuje nas także wtedy termin na wydanie lub zniszczenie egzemplarzy papierowych dokumentu, który został przekształcony w wersję cyfrową.
Druga bariera to dla części przedsiębiorców konieczność opatrywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy cyfrowym podpisem obu stron. O ile pracodawca zazwyczaj takim podpisem dysponuje, to sytuacja wygląda inaczej po stronie pracownika. I tu rozwiązaniem, które będzie wkrótce coraz bardziej powszechne, jest mobilny czy też wirtualny podpis kwalifikowany. Można używać go za pomocą jakiegokolwiek urządzenia z dostępem do Internetu. Zaznaczyć przy okazji trzeba, że coraz więcej osób decyduje się także na stworzenie podpisu elektronicznego, który ułatwia również załatwianie wielu urzędowych spraw. Można więc zakładać, że z czasem coraz większa liczba pracowników będzie się posługiwać jedną z dwóch wymienionych tutaj form podpisu elektronicznego.
Wypróbuj, nie pożałujesz
Coraz więcej możliwości, rozwiązań, narzędzi w obszarze procesów wewnętrznych w działach personalnych wpływa na to, że żmudna praca administracyjna związana z funkcjonowaniem pracownika w organizacji, staje się łatwiejsza i możliwa z każdego miejsca, w którym przychodzi nam pracować. ETO sprawia, że w sytuacji przymusowej pracy zdalnej procesy administracyjne mogą toczyć się nieprzerwanie, sprawy pracownicze mogą być załatwiane na bieżąco, a pracodawca tym samym może wypełniać wszystkie wynikające z regulacji prawnych zobowiązania formalne w stosunku do pracownika.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak działa ETO i jak przygotować się do wdrożenia tego rozwiązania, skontaktuj się z naszymi ekspertami, którzy pomogą ci przejść transformację cyfrową w Twoim dziale personalnym.