„Eco”, „bio”, „organic” to obecnie jedne z najmodniejszych i najsilniej działających na klienta haseł. Dzisiaj co druga firma ma dla nas „natural product”. Nic więc dziwnego, że nie tylko producenci żywności chcą być dziś „eco friendly”, promować kulturę „zero waste” i stosować recykling. Pojawia się jednak pytanie, z jakich założeń wyrastają podejmowane przez nich działania i czy mają one realne znaczenie dla ochrony naszego środowiska. Chcąc lepiej zrozumieć coraz bardziej powszechny trend przeprowadziliśmy ankietę poświęconą wpływowi działań Office Management na środowisko naturalne.
Ekologia nie polega na tym, aby rezygnować z dostępnych człowiekowi zasobów, ale na tym, aby z tych zasobów umiejętnie i świadomie korzystać. Potrzebujemy dzisiaj systemowych zmian w myśleniu. Pojedyncze działania, pozorowane bycie eko to dzisiaj za mało. Ekologia nie może być tylko elementem nowoczesnej strategii sprzedaży. Ekologia nakierowana na zwiększenie zysków firmy prędzej czy później spotka się z oskarżeniem o greenwashing. Zmiany muszą być przemyślane, realne i zaplanowane. Dyrektorzy administracyjni, których pytaliśmy o działania podejmowane na rzecz ekologii, sami nie uratują planety, mogą jednak i powinni podejmować proekologiczne działania. Zarządzający przedsiębiorstwem powinni zadać sobie pytanie, czemu chcą coś zrobić, a dopiero później podjąć przemyślane systemowe działania. To najczęściej długi i skomplikowany proces, który rozłożony jest czasami na wiele lat i wymaga dużego zaangażowania oraz znacznych sił i środków.
Jak office manager widzi ekologię?
Ankieta dotycząca wpływu działań Office Management na środowisko naturalne została przeprowadzona na grupie 75 firm. 20% ankietowanych reprezentowało branżę bankową, finansową i ubezpieczeń, 19% to przedstawiciele handlu lub logistyki. W ankiecie wzięli również udział przedstawiciele przemysłu (12%), oświaty (8%), mediów i telekomunikacji (6%), administracji publicznej (4%) oraz farmacji i systemu opieki zdrowotnej (4%). Większość firm zatrudnia poniżej 100 pracowników (40%), do 500 – 21%, do 1000 – 16%, a powyżej 1000 – 23% spośród ankietowanych.
Duża część badanych (ponad 69%) ocenia, że wpływ działań proekologicznych podejmowanych w ramach obowiązków Office Managera ma duże znaczenie dla środowiska i jednocześnie deklaruje, że podejmuje procedury ograniczające nadmierne zużycie materiałów i surowców. W polskim biurze realizuje się przede wszystkim następujące działania:
- ponad 80% ankietowanych dokonuje selektywnej zbiórki odpadów,
- 69% ankietowanych wprowadza procedury ograniczające nadmierne zużycie materiałów i surowców,
- 44% ankietowanych podejmuje inicjatywę edukacji ekologicznej pracowników,
- prawie 50% ankietowanych dba, by kupować ekologiczne materiały biurowe, np. papier biurowego oraz materiały higieniczne.
Interesujące jest, że zdania dotyczące aktywności przedsiębiorstw w obszarze prowadzonej polityki proekologicznej, są bardzo podzielone. Jedynie 40% uważa, że działania podejmowane przez firmę są wystarczające, prawie dokładnie tyle samo (39%) ma zdanie przeciwne, natomiast 21% nie umie ocenić ich istotności.
Spośród najpopularniejszych inicjatyw proekologicznych, które firmy chciałyby wprowadzić, największym zainteresowaniem cieszą się te związane ze świadomym zarządzaniem materiałami i sprzętem biurowym:
- ponad 60% badanych chce rozpowszechnić w swojej firmie digitalizację dokumentów i wszędzie tam, gdzie to możliwe, wprowadzić ich cyfrową wersję,
- 51% badanych chciałoby dokonywać szybszej wymiany sprzętu,
- 45% ankietowanych chciałoby wprowadzić recykling materiałów biurowych (utylizacja elektroodpadów, zbiórka makulatury, baterii, puszek),
- 45% pytanych office managerów chciałoby kupować ekologiczne materiały biurowe,
- 33% badanych rozważyłoby regenerację sprzętu.
Co ciekawe, aż 32% badanych uważa, że podjęcie praktyk proekologicznych wiązałoby się z dodatkowym wysiłkiem dla firmy. Praktyka natomiast pokazuje, że wcale tak nie musi być...
Co możemy zrobić?
Ponad 60% ankietowanych chciałoby wdrożyć digitalizację dokumentów. Cyfrowa kancelaria, ograniczenie zużycia papieru to bardzo intuicyjne i proste rozwiązania. Nie można jednak zapominać o już wykorzystanym papierze, wydrukowanej dokumentacji i tych dokumentach, które po prostu trzeba będzie w przyszłości wydrukować. Digitalizacja – tak, ograniczenie produkcji odpadów – tak, świadoma ich utylizacja? Tak! Przejście z dokumentacji papierowej na cyfrową to pewien proces, który wymaga czasu. W tym momencie całkowita rezygnacja z papieru (ze względu na narzucone odgórnie wymagania prawne) nie jest możliwa. Oczywiście w obiegu firmowym należy ograniczać zużycie papieru, ale jednocześnie nie można zapominać o tym, który już w tym obiegu jest. Dlatego działania systemowe powinny być skoncentrowane na umiejętnym łączeniu tych dwóch światów - papierowych dokumentów i ich elektronicznych wersji. Digitalizacja musi iść w parze ze świadomym gospodarowaniem papierem i odpowiednią utylizacją nieaktualnej już dokumentacji. Takie myślenie pozwala efektywnie zarządzać dokumentacją oraz ograniczać koszty związane z papierowym obiegiem dokumentów.
Obok działań na rzecz digitalizacji, warto więc zlecić usługę profesjonalnego niszczenia dokumentacji, która gwarantuje, że zużyty papier stanie się docelowo anonimową masą gotową do recyklingu. Wdrożenie tego rozwiązania nie wiąże się z dużym wysiłkiem, a dodatkowo przyczynia się do ograniczenia kosztów związanych z niszczeniem dokumentacji. Aby zmieścić 250 kilogramów ścinek powstałych po zniszczeniu dokumentów, potrzeba aż 3 i pół 1100 litrowych kontenerów na odpady, gdyż papier po cięciu w niszczarce biurowej bardzo mocno zwiększa swoją objętość. Koszty wywozu takiej ilości odpadów wahają się między 315 (przy założeniu, że odpady są sortowane) a 630 zł (przy niesortowanych odpadach) miesięcznie. Niestety w biurach nadal brakuje rozwiązań umożliwiających właściwą segregację odpadów i w związku z tym serwis sprzątający najczęściej wrzuca biurowe ścinki z niszczarki do pojemnika na odpady zmieszane. W przypadku zlecenia profesjonalnego niszczenia dokumentacji firma ma gwarancję, że cały papier trafia do recyklingu, a koszty takiej usługi pozwalają na oszczędności rzędu 50%.
Ekologia bardzo często może okazać się wynikiem konkretnych działań służących poprawie efektywności działania firmy. Tworzenie elektronicznego repozytorium, skanowanie dokumentów, e-archiwum, profesjonalne niszczenie dokumentów i cyfrowych nośników informacji to wszystko działania, które usprawniają codzienną pracę biura, a jednocześnie mają pozytywny wpływ na środowisko. Najczęściej okazuje się, że ekologia nie musi być celem samym w sobie, żeby przedsiębiorstwo skutecznie zmniejszało swój negatywny wpływ na środowisko.
Szersza perspektywa
Współczesna ekologia wymaga przemyślanych i systemowych zmian, które powinny wynikać z autentycznego przekonania i zaangażowania w działanie na rzecz naszej przyszłości. Oczywiście każda pojedyncza innowacja ma znaczenie, natomiast im bardziej polityka ekologiczna jest przemyślana, zaplanowana i powszechna, tym bardziej pozytywne skutki przynosi. Pokolenie Alfa ma odwagę pytać o to, co będzie z naszym światem za 30, 50, 100 lat i nie bez powodu wytyka starszym pokoleniom zielone kłamstwo. Być może warto wziąć z tych młodych ludzi przykład i… zacząć działać.
Dzisiaj już wiemy, że przed greenwashingiem są w stanie obronić nas: skuteczny aktywizm i przywództwo, budowanie powszechnej świadomości rangi problemu, wsparcie mediów i wdrażanie zmian systemowych. W przypadku papieru kluczem jest zachowanie odpowiedniego balansu między procesem digitalizacji a troską o jego właściwie wykorzystanie i utylizację. Budowanie świadomości marki jako ekologicznej i odpowiedzialnej społecznie nie polega na wprowadzeniu jednej innowacji w postaci zbiórki baterii lub założeniu perlatorów na krany (choć oczywiście inicjatywy te również są cenne). Chodzi o stopniowe budowanie takich rozwiązań, które systemowo uczynią nasz biznes przyjaźniejszym dla środowiska. Za takie zmiany nie tylko klienci będą nam wdzięczni.
Jeśli chcesz poznać szczegółowe wyniki ankiety przeprowadzonej przez Rhenus Data Office wśród office managerów, skontaktuj się z nami.