Niszczenie dokumentów to dla Ciebie kolejny obowiązek, który generuje dodatkowe koszty? Chciałbyś pozbyć się dokumentów w sposób szybki, ekonomiczny, ale jednocześnie bezpieczny i odpowiedzialny? Masz do wyboru dwie drogi: stworzyć w firmie przestrzeń dedykowaną niszczeniu i oddelegować do tego zadania wybranych pracowników lub powierzyć to zadanie firmie specjalizującej się w niszczeniu wrażliwych danych. Które rozwiązanie jest bardziej wygodne, to jasne. Zdziwić Cię jednak może porównanie kosztów.
Niszczenie dokumentów – czyli właściwie czego?
Na cenę utylizacji dokumentów składa się bardzo wiele elementów, z których często nie zdajesz sobie sprawy. Odpowiedzialne niszczenie dokumentacji wymaga przede wszystkim właściwego podejścia do tego zadania. Od 2012 roku procesy związane z niszczeniem wszelkiego rodzaju nośników danych były regulowane normą DIN 66399. Uwzględnia ona różnorodność nośników danych i definiuje standardy bezpieczeństwa w zakresie ich utylizacji. Jest to norma niemiecka, jednak wobec braku lokalnych przepisów, posługiwano się nią również w innych krajach. W sierpniu 2018 roku nastąpiła znacząca zmiana – wytyczne DIN 66399 zostały oficjalnie umiędzynarodowione w postaci normy ISO/IEC 21964, która obecnie standaryzuje procesy niszczenia nośników danych na całym świecie. Istotność dokumentów definiuje się na podstawie tego, co w sobie zawierają, nawet jeśli nie są już wykorzystywane. Właśnie od ich zawartości zależy sposób niszczenia. Nie każdy dokument można po prostu wyrzucić. Jako właściciel dokumentów i danych cyfrowych musisz ocenić ryzyko i zminimalizować je tak, aby zapobiec konsekwencjom niewłaściwego zaprojektowania sposobu ich niszczenia.
Norma szczegółowo definiuje sposób niszczenia danych ze względu na ich rodzaj. Określa zarówno poziom bezpieczeństwa, jak i klasę ochrony danych oraz precyzyjnie charakteryzuje urządzenia, które mogą być stosowane do tego celu. Ważna jest jednak nie tylko norma, jaką musi spełniać urządzenie, lecz także przebieg samego procesu i jego bezpieczeństwo, a to w dużej mierze zależy od ludzi, którzy odpowiadają za procesy utylizacji danych.
Kryterium tajności a koszt właściwej niszczarki do dokumentów
Wielu przedsiębiorcom wydaje się, że samodzielne niszczenie dokumentów w biurze może i nie jest najwygodniejszym rozwiązaniem (emisja hałasu, zapylenie), ale zdecydowanie tańszym od outsourcingu. Konkretna wycena może jednak zaskoczyć.
Kryterium tajności przekłada się nie tylko na sposób zbierania, wykorzystywania, przechowywania, czy ochrony danych, ale także na zasady ich niszczenia. Właściwie w każdej firmie konieczne jest niszczenie dokumentacji medycznej, księgowej, finansowej lub kadrowej. Wspomniana dokumentacja bardzo często zawiera również dane osobowe, które zalicza się do grupy dokumentów szczególnie wrażliwych wymagających specjalnego postępowania, również tego, które związane jest z ich niszczeniem.
Nie wystarczy więc kupić do biura pierwszej lepszej niszczarki. Do niszczenia tego typu materiałów niezbędny jest specjalny sprzęt, którego koszt to co najmniej 3000 zł, choć już dla przedsiębiorstwa zatrudniającego kilkadziesiąt osób mowa o urządzeniu wartym 6000 zł, spełniającym kryteria określone w normie ISO/IEC 21964. Dla danych osobowych, a z takimi najczęściej mamy do czynienia w biurach, stosuje się minimalnie 3 poziom bezpieczeństwa i 2 klasę tajności określoną przez normę ISO/IEC 21964, której założenia szczegółowo zaprezentujemy w najbliższym czasie.
Jeśli założyć, że amortyzacja tańszej niszczarki rozłożona będzie na 7 lat, to miesięczna rata dla tańszego urządzenia wynosi prawie 36 zł. To jednak tylko jedna składowa kosztów utylizacji wrażliwych danych.
Nieuświadomione koszty niszczenia dokumentów
Zakup niszczarki to nie jedyny koszt, który ponosisz w związku z niszczeniem dokumentów. Przedsiębiorca powinien doliczyć również koszt zwrotu z zaangażowanego kapitału (ROI) około 24 zł miesięcznie. Oprócz tego opłaca koszty energii (8 zł), zakup worków na śmierci (10 zł). Do tego należy doliczyć naprawy i bieżące utrzymanie miejsca oraz sprzętu do niszczenia, co miesięcznie kosztuje przynajmniej 12 zł. To jednak nic w porównaniu kosztami wywozu śmieci. Aby zmieścić 250 kilogramów ścinek powstałych po zniszczeniu dokumentów, potrzeba aż 3 i pół 1100 litrowych kontenerów na odpady, gdyż papier po cięciu w niszczarce biurowej bardzo mocno zwiększa swoją objętość. Ich wywóz średnio kosztuje 315 zł przy założeniu, że worki ze ścinkami trafią do pojemników na odpady sortowane i aż 630 zł gdy zostaną wyrzucone do pojemnika na odpady zmieszane. Codzienna praktyka wskazuje, że w biurach nadal brakuje rozwiązań umożliwiających właściwą segregację odpadów i w związku z tym serwis sprzątający najczęściej wrzuca biurowe ścinki z niszczarki do pojemnika na odpady zmieszane. Warto zdawać sobie z tego sprawę.
Drugim największym kosztem, jaki ponosisz, jest czas pracownika wykonującego zadania związane z ich niszczeniem. Przy założeniu, że firma utylizuje miesięcznie około 250 kg dokumentów, średni czas pracownika potrzebny do realizacji tego zadania to mniej więcej 16 godzin, za które musisz zapłacić przynajmniej 298 zł (1 godzina płacy minimalnej 18,6 zł brutto wraz z obciążeniami socjalnymi). Z reguły jest to pracownik, który oddelegowany jest do innych zadań, a niszczeniem zajmuje się „przy okazji”. Musisz jednak pamiętać, że zadanie to zajmuje więcej czasu niż tylko moment niszczenia dokumentów po włożeniu ich do urządzenia. Do tego należy doliczyć kilka godzin potrzebnych na samo przygotowanie dokumentów tj. wyjęcie ich z segregatorów i koszulek oraz transport do miejsca gdzie będą niszczone. Określony czas zajmuje wymiana worków i obsługa urządzenia. Łącznie, kilkanaście godzin, które pracownik mógłby przeznaczyć na ważniejsze z punktu widzenia firmy zadania.
Koszty nie tylko finansowe
Samodzielne niszczenie około 250 kilogramów dokumentów przez pracownika firmy kosztuje przedsiębiorstwo miesięcznie nieco ponad 673 zł. Rocznie jest to wiec 8073 złotych. Kwota z pozoru niezbyt wielka, natomiast jeśli uświadomić sobie, że ta sama usługa zlecona profesjonalnej firmie zajmującej się utylizacją dokumentów kosztuje miesięcznie około 338 zł, czyli rocznie 4056 złotych, to okazuje się, że na zleceniu firmie zewnętrznej tego niewygodnego zadania można oszczędzić około 50% kosztów. Co ważne, nie są to jedyne oszczędności, które przynosi takie rozwiązanie.
Zdajesz sobie pewnie sprawę, że utrzymanie polityki świadomego gospodarowania odpadami w firmie jest bardzo trudne. Wiele dokumentów ostatecznie i tak ląduje w kontenerze na odpady zmieszane. To z kolei nie wypływa zbyt dobrze na wizerunek firmy. We współczesnym świecie klienci coraz częściej wymagają od przedsiębiorców odpowiedzialnego i ekologicznego kierowania firmą. Oczekują konkretnych działań, świadomej polityki na rzecz ochrony środowiska. Wszystkie pozorne ruchy grożą natomiast oskarżeniem o greenwashing. Każdy przedsiębiorca dzięki współpracy z profesjonalistami od utylizacji dokumentów, którzy stosują najnowsze standardy w zakresie polityki ekologicznej, ma pewność, że w ten sposób odpowiedzialnie zagospodaruje odpady powstające po zniszczeniu nieaktualnej dokumentacji i przyczyni się do jej ponownego wykorzystania w procesie produkcji papieru.
Zlecając niszczenie dokumentów odpowiedzialnemu i sprawdzonemu dostawcy usług, przedsiębiorca zyskuje podwójnie. Z jednej strony – zmniejsza koszty związane z tego typu zadaniami, jednocześnie zachowując wymagany prawem poziom zabezpieczenia wrażliwej dokumentacji. Z drugiej – buduje swój wizerunek firmy odpowiedzialnej, świadomie zarządzającej dokumentacją, troszczącej się o ekologię poprzez prawidłową utylizację odpadów powstałych w procesie niszczenia dokumentów. Działając w ten sposób, autentycznie wspierasz działania zmierzające do ograniczenia wykorzystywania zasobów naturalnych, gdyż dostarczasz cenny surowiec do recyklingu.
Chcesz dowiedzieć się więcej o procesie profesjonalnego niszczenia dokumentów? Skontaktuj się z nami za pomocą formularza lub zadzwoń na infolinię 801 013 014