Firmy i przedsiębiorcy zobowiązani wobec przepisów regulowanych ustawowo muszą stawić czoła wielu wymogom prawnym. Jednym z nich jest przestrzeganie okresów przechowywania dokumentów. Jakie obowiązki prawo nakłada na przedsiębiorców w tej kwestii? Ile przechowywać dokumenty?
Przechowywanie dokumentów - ile lat?
JAK DŁUGO PRZECHOWYWAĆ DOKUMENTACJĘ MEDYCZNĄ?
Dokumentacja medyczna nie jest jedynie zapisem choroby i procesu leczenia. Zarówno dla pacjenta, jak i lekarzy prowadzących ma ona szczególne znaczenie w przypadku ponownego leczenia. Jest ona również potrzebna w kwestiach około zdrowotnych, np. podczas ubiegania się o rentę czy do potwierdzenia niezdolności do pracy po przebytej chorobie.
Większość dokumentów medycznych (jak kartoteki, wyniki badań) musi być przetrzymywana przez 20 lat, a termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu do karty pacjenta. Dokumentacja medyczna może zatem być przechowywana nawet ponad 20 lat, jeśli pacjent nadal leczy się w danym gabinecie.
Istnieją jednak dokumenty o innych okresach przechowywania. Przykładowo, już po 5 latach można zniszczyć lekarskie zalecenia lub skierowania na badania, a po 10 latach zdjęcia rentgenowskie znajdujące się poza dokumentacją wewnętrzną. Jednocześnie okres przechowywania dokumentów jest przedłużony do 30 lat w przypadku zgonu na wskutek obrażeń ciała lub zatrucia. Oprócz tego, przez 22 lata powinny być przechowywane dokumenty medyczne dziecka poniżej 2. roku życia. Po zakończeniu okresu przechowywania dokumenty medyczne powinny zostać zniszczone w sposób poufny – czyli bez możliwości poznania danych pacjentów i informacji dotyczących ich zdrowia.
OKRES PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH I BANKOWYCH – JAK DŁUGO TRZYMAĆ RACHUNKI? JAK DŁUGO PRZECHOWYWAĆ DOKUMENTY BANKOWE?
Do obowiązków przedsiębiorców oprócz fakturowania i rozliczeń podatkowych należy także właściwe przechowywanie dokumentów księgowych. Jeśli firma korzysta z profesjonalnej obsługi księgowej, nie powinno być problemów z dotrzymaniem ustalonych tutaj terminów. Trudniejsze zadanie stoi przed przedsiębiorcami, którzy rozliczają się samodzielnie. Zatem jak długo takie podmioty powinny przechowywać dokumentacje księgowa lub bankową?
Jeżeli chodzi o przechowywanie dokumentów bankowych i księgowych, okresem przechowywania zdecydowanej większości jest 5 lat. Przykładowo przez tyle czasu powinny być przechowywane: księgi podatkowe, dokumentacja o wybranym sposobie prowadzenia rachunkowości, dokumenty inwentaryzacyjne, dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, kredytów i pożyczek (licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacja została rozliczona), a także bankowe dyspozycje, pełnomocnictwa, rejestry sesji, potwierdzenia zawartych transakcji, kopie dokumentów depozytowych oraz zawarte z klientami umowy na świadczenie usług bankowych i maklerskich.
ILE LAT PRZECHOWYWAĆ DOKUMENTY KADROWE I PŁACOWE? JAK DŁUGO PRZECHOWYWAĆ DOKUMENTY ZUS?
Każdy pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumenty kadrowe i płacowe przez określony czas. Nieprzestrzeganie przepisów w tej kwestii traktowane jest jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, czego konsekwencją dla pracodawcy może być obowiązek zapłaty grzywny nawet do 30 000zł.
Dla pracodawcy przechowywanie dokumentów kadrowych i płacowych stanowi duże wyzwanie, z uwagi na to, że okres archiwizacji dokumentów zależy od ich rodzaju. Przez inny czas zatem przechowywać należy dokumentację pracowniczą, ZUS czy dokumenty podatkowe.
W zakresie dokumentacji kadrowo-płacowej, najdłużej – bo przez 50 lat – powinny być przechowywane dokumenty mogące decydować o świadczeniach (emerytalnych, rentowych), w tym listy płac, karty wynagrodzeń. Dodatkowo temu terminowi podlegają również: akta osobowe, karty personalne, wykazy imienne. Przez 25 lat przechowuje się regulaminy pracy i siatki płac, dochodów, stawek. Kopie pism o przyznanych nagrodach posiadają okres przechowywania 10 lat, a listy i karty urlopowe – 2 lata.
CZAS PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW - jak długo archiwizować dokumenty?
Biorąc pod uwagę obowiązek archiwizacji dokumentów i stosunkowo długie okresy przechowywania (najczęściej od 5 do 50 lat), ilość dokumentów może przekraczać możliwości archiwizacyjne w danej jednostce – szpitalu, banku czy przedsiębiorstwie. Warto wtedy rozważyć skorzystanie z archiwum zewnętrznego i pomocy profesjonalnych archiwistów, którzy wesprą także w dochowaniu okresów przechowywania. Aby dowiedzieć się więcej o usługach archiwizacyjnych, skontaktuj się z nami!
Kinga Orłowska-Wójcik
Regionalny Koordynator Sprzedaży
Telefon: +48 695 960 348
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Kinga Orłowska-Wójcik