Duża ilość dokumentów procedowanych na co dzień w prężnie rozwijających się podmiotach powoduje konieczność wypracowania odpowiednich procedur obiegu. W przeciwnym razie zarządzanie dokumentacją będzie nie tylko nieefektywne, ale może również spowodować uszkodzenie czy zaginięcie poszczególnych arkuszy. Jak usprawnić obieg dokumentów w dużych firmach?
Jak powinno wyglądać zarządzanie dokumentami w firmie?
Nie ulega wątpliwości, że w dużej firmie obieg dokumentów musi funkcjonować sprawnie. Jednostki wypracowują różne metody zarządzania dokumentacją, w tym:
- przyporządkowywanie dokumentów do konkretnych działów,
- podział dokumentów pod względem stopnia wymagalności,
- wprowadzenie elektronicznego obiegu,
- wdrożenie systemu automatycznego porządkowania.
W każdym przypadku należy wyznaczyć osobę lub osoby odpowiedzialne za przestrzeganie wytycznych i procedur. Najczęściej są to pracownicy działu administracji lub sekretariatu, czyli te, do których dokumenty trafiają w pierwszej kolejności. Pracownicy muszą zostać dokładnie poinformowani o zakresie obowiązków, a także pouczeni o tym, jak wygląda składowanie i obieg dokumentów niejawnych.
Czym cechuje się efektywny obieg dokumentów w firmie?
Zanim wdrożymy konkretne metody zarządzania dokumentami, zastanówmy się, jakie cele chcemy osiągnąć. Odpowiednio wypracowany system powinien:
- usprawniać przepływ informacji,
- redukować ryzyko wycieku danych,
- redukować ryzyko popełnienia błędu przy dekretacji lub archiwizacji,
- umożliwiać obsługę nawet bardzo dużej liczby dokumentów,
- umożliwiać kontrolę uprawnień i nadanie ich odpowiednim pracownikom,
- upraszczać procedur w zakresie zarządzania dokumentacją.
Jeśli w Twojej firmie wybrane aspekty wciąż wymagają poprawy, najczęściej oznacza to konieczność pracy nad systemem obiegu dokumentów i informacji.
Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?
Zarządzanie dokumentami w firmie to złożone zadanie zwłaszcza, jeśli chodzi o duże, prężnie rozwijające się podmioty. Oczekiwanych efektów nie osiągniemy z dnia na dzień, ale systematyczna praca i ulepszanie procedur umożliwiają sprawniejszy obieg dokumentów. Warto sięgnąć po następujące metody:
- digitalizacja - procedowanie i archiwizacja dokumentów w formie papierowej są nie tylko nieefektywne, ale również kosztowne. Dlatego zdecydowanie warto przejść na formę cyfrową przynajmniej w tych obszarach, w których jest to możliwe,
- elektroniczny system obiegu dokumentów - dokumenty w formie cyfrowej przekazywane są do właściwego działu za pomocą systemu komputerowego. Dobrze, jeśli nadzór nad obiegiem sprawuje wyznaczony przez kierownika jednostki pracownik,
- wprowadzenie dodatkowych funkcjonalności - dzięki nim przechowywanie i przekazywanie dokumentów firmowych będzie znacznie łatwiejsze. Dobrym przykładem jest system OCR,
- wypracowanie procedur związanych z obiegiem dokumentów - powinny one określać m.in. maksymalny czas procedowania dokumentu przez jednego pracownika czy konieczność raportowania błędów.
Wprowadzenie zmian powinna poprzedzić szczegółowa analiza potrzeb firmy celem doboru odpowiedniego systemu. Musi być on dostosowany do specyfiki pracy w przedsiębiorstwie, ilości działów czy nawet obowiązujących w konkretnej branży przepisów.
Zarządzanie dokumentacją międzydziałową - jak powinno wyglądać?
Zarządzanie dokumentacją międzydziałową to znacznie bardziej skomplikowane zagadnienie. W tej sytuacji dokument przechodzi przez ręce pracowników dwóch lub więcej działów. Dobrym przykładem są faktury, w które w pierwszej kolejności trafiają do działu, którego dotyczą (tam są sprawdzane pod kątem merytorycznym i opisywane), a dopiero później do księgowości. Obieg dokumentów w firmie powinien odbywać się bez zbędnej zwłoki, dlatego istotne jest wyznaczenie maksymalnego czasu przetrzymywania ich przez konkretny wydział. Trzeba również określić drogę, jaką pokonuje dokument, zanim dotrze do miejsca docelowego. Wracając do przykładu, faktura za materiały produkcyjne nie może od razu trafić do księgowego, gdyż ten nie będzie wiedział, jak prawidłowo ją ewidencjonować bez dodatkowego opisu. Pominięcie w obiegu pracownika działu produkcji powoduje więc znaczące opóźnienia.
Zarządzanie dokumentami przedsiębiorstwa - co jeszcze warto wiedzieć?
Zarządzanie dokumentami przedsiębiorstwa trwa od ich przyjęcia, przez archiwizację, aż do utylizacji. Jest to długotrwały proces, który wymaga znajomości przepisów na przykład z zakresu ochrony danych osobowych. Zastanawiając się, jak usprawnić obieg dokumentów w firmie, należy wziąć pod uwagę nie tylko procedurę związaną z ich przekazywaniem kolejnym pracownikom. Bardzo istotne jest wyznaczenie miejsca i systemu archiwizacji, dzięki czemu łatwiej odnaleźć potrzebne dokumenty. Większe jednostki gospodarcze coraz chętniej korzystają z usług firmy zewnętrznej, która pomaga procedować, archiwizować i utylizować dokumentację różnego typu, przestrzegając przy tym obowiązujących przepisów.