Dokumentacja medyczna towarzyszy pacjentowi na każdym etapie leczenia. Zarządzanie nią to wyzwanie dla placówek i całego sektora opieki zdrowotnej. Zasady przechowywania dokumentacji medycznej regulują przepisy prawa, a za ich nieprzestrzeganie grożą surowe kary. Digitalizacja w sektorze opieki zdrowotnej nakłada na podmioty także nowe obowiązki związane z dokumentacją cyfrową. Jak poradzić sobie w tej sytuacji tak, aby przede wszystkim zadbać o dobro pacjentów?
Digitalizacja w opiece zdrowotnej
Digitalizacja to szansa na prawdziwą rewolucję w opiece zdrowotnej, podniesienie jakości i dostępności usług dla wszystkich pacjentów. Wkracza ona dynamicznie w świat usług medycznych, zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym.
Przykładem są e-recepty, które dały były milowym krokiem cyfryzacji w sektorze opieki zdrowotnej. Od 8 stycznia 2020 r. lekarze są zobowiązani do wystawiania elektronicznych wersji tradycyjnych recept papierowych. Dzięki temu możliwe jest szybsze i bardziej niezawodne przepisywanie i dostarczanie leków. Lekarze wprowadzają cyfrowe recepty do systemu dostępnego dla aptek, co upraszcza proces dla wszystkich zaangażowanych stron – a także zapobiega pomyłkom, ponieważ eliminuje ryzyko błędów spowodowanych pismem ręcznym.
Cyfrowa dokumentacja medyczna jest również częścią kompleksowych planów cyfryzacji. Program Rozwoju e-Zdrowia na lata 2022-2027 zakłada m.in. rozwój telemedycyny czy wykorzystania sztucznej inteligencji, ale także cyfryzację dokumentacji medycznej i rozwój usług jej wymiany w ramach usługi EDM (Elektroniczna Dokumentacja Medyczna).
Już teraz w Internetowym Koncie Pacjenta (IKP) każdy pacjent może odnaleźć dotyczące go zdarzenia medyczne, takie jak konsultacje czy leczenie szpitalne. Uzupełnieniem pełnej historii pacjenta jest dokumentacja medyczna, która daje dostęp do ważnych informacji, takich jak wyniki badań medycznych, skierowania czy zalecenia lekarskie.
Niemniej na obecnym etapie cyfryzacji zamieszczanie e-dokumentacji medycznej w systemie nie jest obowiązkowe dla placówek. Nie wszystkie z nich posiadają odpowiednie oprogramowanie i infrastrukturę. Dlatego zestaw informacji dostępnych w IKP może nie być pełny. W związku z tym pacjentów i podmioty opieki zdrowotnej czeka jeszcze długa droga do pełnej digitalizacji i centralizacji danych.
Chociaż tylko niektóre aspekty usług e-zdrowia są już obowiązkowe, warto lepiej poznać temat cyfrowej dokumentacji medycznej, aby już teraz przygotować się na przyszłość oraz w pełni wykorzystać możliwości, które daje technologia. Obejmuje to również digitalizację starszych dokumentów.
E-dokumentacja medyczna – dlaczego warto?
Elektroniczna dokumentacja medyczna to jeden z kluczowych etapów na drodze do zapewnienia lepszej codziennej opieki medycznej dzięki cyfryzacji.
Coraz większe możliwości digitalizacji, nie tylko samych dokumentów, lecz także procesów ich tworzenia i przetwarzania, poprawiają efektywność pracy. Dobrze zdigitalizowane procesy oszczędzają czas, ograniczają konieczność ręcznego wykonywania powtarzalnych czynności i dzięki temu mogą stanowić odpowiedź na niedobory wykwalifikowanych pracowników. Wspomagają pracę służb medycznych, podnosząc efektywność obsługi pacjentów, a także ułatwiają zadanie medyków, chociażby dzięki łatwemu dostępowi do całej historii leczenia.
Oczywiście podmioty ochrony zdrowia nie muszą specjalizować się w zagadnieniach cyfryzacji. Nie wszystkie z nich posiadają wiedzę i zasoby, aby śledzić rozwój technologii informatycznych i samodzielnie zarządzać skomplikowanym procesem ich wdrożenia. Aplikacje, sprzęt, niezwykle istotne zagadnienia cyberbezpieczeństwa – to domena specjalistów.
Profesjonalne firmy dostarczające usługi zarządzania dokumentami, takie jak Rhenus Office Systems Poland, oferują wsparcie w zakresie przenoszenia wrażliwych danych pacjentów do świata cyfrowego, aby sprawnie udostępnić pacjentom i personelowi medycznemu wszystkie korzyści płynące z cyfryzacji w sektorze opieki zdrowotnej.
Co daje cyfryzacja dokumentów w sektorze opieki zdrowotnej?
- Oszczędzasz miejsce, przeznaczone na przechowywanie papierowych dokumentów, tym samym obniżasz też koszty przechowywania.
- Dokumenty i dane są dostępne niezależnie od lokalizacji, np. we wszystkich placówkach sieci.
- Monitorowanie dostępu pozwala na lepsze zapobieganie naruszeniom ochrony danych.
- Łatwe wyszukiwanie umożliwia natychmiastowy dostęp do dokumentacji w razie potrzeby.
Aby osiągnąć te korzyści skanowanie dokumentów powinno stanowić nierozerwalną całość z tworzeniem e-archiwum, umożliwiającego bezpieczne przechowywanie danych i dostęp do nich dla uprawnionych pracowników. Dlatego warto pomyśleć kompleksowo o całym procesie, nie zapominając także o bezpieczeństwie papierowych oryginałów.
Jak bezpiecznie zarządzać papierową dokumentacją medyczną?
Choć digitalizacja czyni znaczne postępy, nie oznacza ona, że z dnia na dzień pozbędziesz się całej dokumentacji tradycyjnej. W placówkach jeszcze długo będą znajdować się dokumenty papierowe wytworzone w poprzednich latach. Dodatkowo dane przechowywane są także na cyfrowych nośnikach takich jak twarde dyski. W przypadku placówek medycznych dochodzą do tego formaty danych takie jak zdjęcia rentgenowskie czy wydruki z tomografów. Niezbędne jest wobec tego wdrożenie, równolegle do strategii cyfryzacji, także kompleksowej strategii zarządzania dokumentami niezależnie od nośnika.
Na jakie aspekty należy zwrócić uwagę, aby nie zaniedbać ochrony danych pacjentów?
Po pierwsze, bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo powinno być najwyższym priorytetem przetwarzania wrażliwych informacji medycznych. W przypadku danych cyfrowych mówimy tu o technologiach szyfrowania, bezpiecznych serwerach czy kontroli dostępu. Natomiast często zapominamy, że równie częstym źródłem wycieków pozostaje nadal dokumentacja papierowa (więcej przeczytasz o tym w naszym artykule). Dlatego w tym przypadku równie ważne jest wprowadzenie kontroli dostępu do dokumentacji, zabezpieczenie pomieszczenia archiwum czy odpowiedzialne prowadzenie wysyłek dokumentacji.
Po drugie, okresy przechowywania
Zgodnie z wymogami polskiego prawa dokumentacja medyczna musi być przechowywana jeszcze długo po zakończeniu leczenia. Co do zasady jest to 20 lat od ostatniego wpisu, istnieje jednak szereg wyjątków od tej reguły, stanowiących, że w niektórych przypadkach jest to aż 30 lat, w innych (np. skierowań i zaleceń) zaledwie 5 lat. Zajrzyj do naszego artykułu, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o okresach i zasadach przechowywania dokumentacji medycznej.
Ponieważ przepisy RODO wymagają niszczenia danych po upływie okresu ich przechowywania, powinieneś mieć o nich naprawdę szczegółową wiedzę. Konieczne jest także prawidłowe indeksowanie i ewidencjonowanie dokumentów, które pozwoli z łatwością wskazać te, które należy już zniszczyć. Jest to zadanie wymagające dużych nakładów pracy i czasu, dlatego dla placówki medycznej optymalnym rozwiązaniem często będzie przekazanie dokumentacji do profesjonalnego archiwum zewnętrznego, w którym o procesy te zadbają wykwalifikowani archiwiści. Dzięki temu pracownicy będą mogli skoncentrować się na obsłudze pacjentów. Centralne archiwum zewnętrzne sprawdzi się doskonale w przypadku sieci placówek, np. centrów diagnostycznych.
Po trzecie, bezpieczne niszczenie
Niezależnie od tego, czy upłynął już ustawowy okres przechowywania dokumentacji, zawarte w niej informacje nadal muszą być traktowane w sposób absolutnie poufny. Oznacza to, że musisz utylizować je, stosując odpowiednie procesy niszczenia, zgodne z obowiązującymi przepisami RODO oraz normą ISO 21964. W przypadku wysokiej klasy ochrony danych jest to bardzo trudne w warunkach biurowych, dlatego właściwym rozwiązaniem może okazać się usługa bezpiecznego niszczenia dokumentów. Z usługi masowego niszczenia dokumentów z powodzeniem korzystają na przykład szpitale, gdzie gromadzona jest ogromna ilość dokumentacji medycznej.
Pamiętaj, że zasady bezpiecznego niszczenia obejmują nie tylko dokumenty papierowe, lecz także te zapisane na cyfrowych nośnikach danych. W tym przypadku także należy zadbać o trwałe usunięcie informacji, które może zapewnić niszczenie mechaniczne. Nie jest ono możliwe do samodzielnego przeprowadzenia, dlatego placówki medyczne powinny z pewnością rozważyć usługę profesjonalnego niszczenia cyfrowych nośników danych, takich jak dyski. Dodatkowo odpowiadasz za zniszczenie danych i prawidłową utylizację takich materiałów jak klisze rentgenowskie czy wydruki z tomografów, które nie są dokumentem papierowym, lecz tworzywem z nadrukiem. To materiał trudny w utylizacji, właściwie niemożliwy do zniszczenia sprzętem dostępnym w placówce – poradzi sobie z nim profesjonalny usługodawca.
Od rozwiązań właściwego zarządzania dokumentacją do lepszej opieki zdrowotnej
Dzięki usługom partnerów z wieloletnim doświadczeniem, takich jak Rhenus Office Systems Poland, placówka medyczna może zyskać pewność, że dokumentacja medyczna jest efektywnie zarządzana, a wszyscy zaangażowani korzystają z zalet cyfryzacji w sektorze opieki zdrowotnej. Nie tylko ułatwia to przestrzeganie przepisów prawa, lecz także tworzy rzeczywistą wartość dodaną w codziennej pracy w gabinetach lekarskich – a to przynosi korzyści zarówno pacjentom, jak i pracownikom ochrony zdrowia. Personel może dzięki temu zająć się opieką nad pacjentem, zamiast tracić czas na poszukiwanie dokumentów lub co gorsza ich samodzielne niszczenie czy digitalizację, pacjenci zaś mają pewność, że ich wrażliwe dane są bezpieczne.
Jeśli chcesz skorzystać z zalet digitalizacji w sektorze ochrony zdrowia oraz zadbać o pełne bezpieczeństwo dokumentów papierowych pozostających pod Twoją opieką, skontaktuj się z nami! Nasi eksperci z doświadczeniem w usługach dla placówek medycznych zaproponują rozwiązania najlepsze dla Ciebie!