Niszczenie dokumentów w firmie to czynność niezbędna i powtarzana cyklicznie. W każdym przedsiębiorstwie przepływ dokumentacji zawierającej wszelakie dane (w tym dane wrażliwe) jest naprawdę duży i wymaga sporej wiedzy dotyczącej archiwizacji i przechowywania, jak również bezpiecznej utylizacji zbędnych akt.
Niektórzy przedsiębiorcy - szczególnie ci, którzy prowadzą biznes na mniejszą skalę - decydują się na realizację zadania niszczenia dokumentów samodzielnie, ale im większy rozmiar firmy, tym wyzwanie to zaczyna przysparzać coraz większych problemów. Dodatkowo, wraz z wejściem w życie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), proces ten obłożony jest dodatkowymi obostrzeniami prawnymi.
W sytuacji, gdy wyzwanie utylizacji dokumentów staje się coraz bardziej uciążliwe i kosztowne, wiele firm decyduje się na pomoc profesjonalnej firmy, która specjalizuje się w tego typu usługach. Co trzeba wiedzieć przed zleceniem takiego zadania na zewnątrz?
Jak sporządzić umowę niszczenia dokumentów przez zewnętrzną firmę?
Podstawą w kwestii zlecenia utylizacji dokumentów zawierających dane osobowe jest sporządzenie odpowiedniej umowy, która w jasny sposób określi przedmiot usługi, jak również będzie spełniać wszystkie wymogi prawne.
Umowa z firmą zajmującą się niszczeniem dokumentów. Co powinna zawierać?
Według zapisów RODO (art. 4, pkt. 2) niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe podpada pod ich przetwarzanie, w czego konsekwencji muszą być zrealizowane konkretne wymogi z tym związane, o czym poniżej.
Zajmijmy się tymczasem innymi formalnym elementami umowy zawieranej pomiędzy usługodawcą i usługobiorcą w zakresie niszczenia dokumentów.
Otóż umowa taka musi określać:
- Termin realizacji zlecenia
- Prawa i obowiązki usługodawcy i usługobiorcy wynikające z umowy
- Wynagrodzenie przysługujące za realizację zlecenia
Jeżeli natomiast idzie o umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (o czym wspominaliśmy na początku akapitu), to administrator danych zawrzeć w niej musi:
- Zakres i cel powierzenia danych, a więc określenie jakie dane zostają powierzone (nazwa zbioru i kategoria danych) oraz przyczynę, dla której administrator zdecydował się na powierzenie danych
- Czas przetwarzania danych
- Obowiązki i prawa administratora danych
Na co jeszcze zwrócić uwagę podczas zlecenia niszczenia dokumentów firmie zewnętrznej?
Należy pamiętać, że za niezgodne z prawem i nieprofesjonalne niszczenie dokumentów odpowiada administrator danych, a więc zleceniodawca. W związku z tym, należy sprawdzić, czy firma, z którą chcemy podjąć współpracę posiada odpowiednie certyfikaty, uprawnienia i ubezpieczenia.
Najważniejszymi z nich są certyfikowane wdrożenia norm ISO 9001 (zarządzanie jakością organizacji), ISO 27001 (system bezpieczeństwa informacji) oraz DIN 66399 (norma określająca bezpieczeństwo niszczenia informacji).
Oprócz tego warto sprawdzić doświadczenie firmy i jej wiarygodność poprzez weryfikację dotychczas realizowanych projektów.
Firma Rhenus Office Systems spełnia wszystkie konieczne wymogi, aby określić ją mianem sprawdzonego partnera w kwestii niszczenia dokumentów firm. Naszym klientom oferujemy w tym względzie absolutnie kompleksowe usługi, dzięki czemu nieprzerwanie od lat cieszymy się zaufaniem setek firm z Polski i zagranicy. Sprawdź naszą ofertę i dołącz do grona zadowolonych klientów Rhenus Office Systems!