Case Study

Niszczenie na piątkę z plusem, czyli jak profesjonalnie niszczyć nośniki danych

Uczelnie wyższe to ważna grupa podmiotów o szczególnych potrzebach w zakresie zarządzania danymi. Podobnie jak placówki medyczne czy banki gromadzą znaczne ilości informacji zawierających dane osobowe, w tym dane wrażliwe. Bywają one zapisane w tradycyjny sposób na papierze, ale też na nośnikach elektronicznych. Niezależnie od formy utrwalenia zawsze wymagają szczególnych procedur podczas procesu niszczenia.

Akademia Nauk Stosowanych Wyższa Szkoła Zarządzania i Administracji w Opolu jest pierwszą niepubliczną wyższą uczelnią wyróżnioną Polską Nagrodą Jakości. Kształci studentów na ponad 40 różnych specjalnościach, działając od ponad 25 lat. Przez ten czas zgromadziła i gromadzi nadal wiele różnego typu cyfrowych nośników, które wymagały profesjonalnego zniszczenia z zachowaniem zasad ochrony danych.

WYZWANIE

Klient chciał zrezygnować z niszczenia dokumentów na własną rękę, dlatego szukał profesjonalnego partnera, który byłby w stanie dostarczyć kompleksową usługę. Wielu dostawców chciało podjąć się utylizacji tylko wybranych typów nośników informacji albo stawiało uciążliwe wymagania dotyczące, np. przygotowania dokumentów bez spinaczy, segregatorów czy koszulek foliowych.

  • Klient poszukiwał usługi niszczenia dokumentów papierowych, ale też twardych dysków, płyt CD, czy nawet zapomnianych już dyskietek. 
  • Priorytetem było znalezienie usługodawcy z odpowiednim sprzętem do wykonania całego procesu samodzielnie, tak aby wyeliminować większość ryzyk związanych z bezpieczeństwem.
  • Jednocześnie klient wymagał serwisu najwyższej jakości od odpowiedzialnego społecznie partnera biznesowego. Istotna była prawidłowa utylizacja odpadów minimalizująca negatywny wpływ na środowisko.

 

ROZWIĄZANIE

W Rhenus Office Systems Polska współpracę z klientem zawsze zaczynamy od dokładnego zrozumienia jego potrzeb i uwarunkowań, aby zaproponować najbardziej efektywne rozwiązanie. W tym przypadku naszym zadaniem było zadbanie o kompleksowość procesu niszczenia dokumentów, a także o jego bezpieczeństwo.

  • Odbiór dokumentów i nośników odbywa się w siedzibie klienta. Przyjmujemy wszystkie rodzaje nośników: dokumenty papierowe, twarde dyski, płyty CD, a nawet dyskietki.
  • Kolejny etap to bezpieczny transport w specjalnych pojemnikach, w autach monitorowanych systemem GSP. Dokumenty i nośniki danych są następnie niszczone w certyfikowanej niszczarni z zachowaniem standardów związanych z RODO.
  • Po mechanicznym zniszczeniu nośników informacji stają się one anonimowym materiałem, który poddawany jest recyklingowi. Jako surowiec wtórnych zostają wprowadzone ponownie do obiegu i nie obciążają nadmiernie środowiska naturalnego.

 

REZULTATY

Obecnie jeden dostawca zajmuje się profesjonalnie całym procesem i zapewnia Akademii Nauk Stosowanych Wyższej Szkole Zarządzania i Administracji w Opolu bezpieczne niszczenie wszelkiego typu nośników informacji. 

  • Procedura utylizacji odbywa się sprawnie z pełną ochroną danych oraz zgodnie z wymogami systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO 27001) i zarządzenia jakością (ISO 9001). 
  • Wszystkie etapy niszczenia danych są prowadzone przez pracowników Rhenus Office Systems Polska, dzięki czemu pracownicy uczelni zyskali czas i mogą zająć się swoją główną działalnością.
  • Dodatkowo interesy uczelni chroni pisemna umowa i nasza najwyższa w branży polisa ubezpieczeniowa.

 

DODATKOWE KORZYŚCI, KTÓRE DOSTRZEGA KLIENT

Skorzystanie z usług Rhenus Office Systems Polska okazało się rozwiązaniem bardzo korzystnym ekonomicznie. Manualne niszczenie dokumentów zabiera czas i pieniądze, więc współpraca z zewnętrznym partnerem po prostu się opłaca. Na pewno jeszcze nie raz skorzystamy z usług Rhenus Office Systems Polska - dr hab. Wojciech Duczmal, Prorektor Akademii Nauk Stosowanych Wyższej Szkoły Zarządzania i Administracji w Opolu

 


Sonia Osiecka-Kardyka

Kierownik ds. Klienta Strategicznego

Telefon: (22) 600 68 33
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Sonia Osiecka-Kardyka

 

Umów spotkanie online