Pomimo postępującej digitalizacji codzienna działalność banku wciąż generuje znaczne ilości dokumentów papierowych. Ilość to jednak nie jedyne związane z nimi wyzwanie – kolejne stanowią przepisy RODO, a także wytyczne EBA/KNF regulujące outsourcing usług dla sektora bakowego. Niszczenie dokumentów, których okres przechowywania minął, to jedna część układanki. Pozostaje pytanie, jak zachować porządek i bezpieczeństwo w dokumentacji, którą należy przechowywać.
GBSBank to obecnie kilkanaście placówek Gospodarczego Banku Spółdzielczego w Barlinku, którego historia liczy ponad 75 lat. Czerpiąc z najlepszych tradycji bankowości spółdzielczej, tworzy bankowość bliską klientowi i lokalnemu życiu regionu zachodniopomorskiego i lubuskiego. Rozproszone archiwa lokalne w oddziałach to niestety poważne wyzwanie dla każdej instytucji. Jak poradził sobie z nim bank?
Wyzwanie
Klient chciał uwolnić przestrzeń biurową w swoich oddziałach oraz odciążyć pracowników na co dzień obsługujących dokumentację bankową. W modelu archiwów lokalnych to oni byli odpowiedzialni za odpowiednie przechowywanie zasobów, pilnowanie porządku w archiwach oraz wyszukiwanie potrzebnych dokumentów.
Kluczowa z perspektywy klienta była pewność, że dokumenty będą przechowywane w miejscu, które spełnia standardy bezpieczeństwa przewidziane dla dokumentacji bakowej. Konieczne było zapewnienie pomieszczeń znajdujących się na zweryfikowanych terenach niezalewowych, o odpowiedniej temperaturze i wilgotności, wyposażonych w system przeciwpożarowy i ochronę oraz strefy dostępu.
Z prośbą o pomoc klient zwrócił się do Rhenus Office Systems Polska, który od 2017 był sprawdzonym i rzetelnym usługodawcą w zakresie niszczenia dokumentów.
Rozwiązanie
„Rozszerzenie zakresu współpracy o usługę archiwizowania i przechowywania to naturalny krok dla wielu klientów Rhenus Office Systems Polska. Rozumienie potrzeb klientów z sektora bankowego znacząco ułatwia ten proces. Od lat realizujemy usługi niszczenia dokumentów dla bankowości spółdzielczej, co sprawia, że doskonale znamy potrzeby tej branży i jesteśmy w stanie zaoferować usługi najlepiej dopasowane do jej potrzeb”. Jan Zych, Kierownik ds. Klienta Strategicznego
Zaproponowaliśmy klientowi skorzystanie z kompleksowej usługi przechowywania i archiwizacji dokumentów w skład, której wchodzi:
- odbiór dokumentów z oddziałów oraz ich transport do jednego archiwum zewnętrznego zgodnie z ustalonym wspólnie harmonogramem,
- przepakowanie niestandardowo zapakowanych dokumentów w wytrzymałe pudła archiwizacyjne,
- rejestrację wszystkich jednostek archiwalnych.
Sprawna realizacja pełnego zakresu usługi umożliwiła klientowi zachowanie porządku w dokumentacji oraz wygodne i szybkie korzystanie z dokumentów, które są potrzebne w bieżącej działalności nawet w okresie trwania procesu relokacji zasobu do nowego archiwum.
Przed podjęciem decyzji o wyborze profesjonalnego usługodawcy klient przeprowadził w naszym archiwum audyt, postępując zgodnie z zasadą należytej staranności. W ten sposób sprawdził stosowane przez nas standardy i norm bezpieczeństwa, w tym normy ISO 27001 i ISO 9001. Kontrola potencjalnego kontrahenta przed zawarciem umowy to obowiązek, który na banki nakładają przepisy EBA/KNF. Podpisany kontrakt spełnia wszelkie wymagania umowy outsourcingu w rozumieniu ustawy prawo bakowe. Rhenus Office Systems Polska posiada plany ciągłości działania i exit plan oraz jest gotowe na potencjalną kontrolę KNF.
Rezultaty
- Od grudnia 2022 do lutego 2023 odebraliśmy od klienta 1885 pudeł archiwizacyjnych dokumentów, 128 worków i 22 pudła niestandardowe.
- Aby obsłużyć wszystkie placówki GBSBanku przejechaliśmy około 8900 km, co było możliwe dzięki własnej flocie monitorowanych pojazdów dostosowanej do bezpiecznego transportu dokumentów.
- Zarejestrowaliśmy 9400 jednostek archiwalnych, aby umożliwić klientowi szybkie rozpoczęcie korzystania z zasobu archiwalnych dokumentów.
Dodatkowe korzyści, które dostrzega klient
„Dzięki współpracy z Rhenus Office Systems Polska opieka nad dokumentami, które wymagają przechowywania, przestała być problemem pracowników naszych placówek. Odzyskaliśmy miejsce w oddziałach, a dodatkowo zyskaliśmy pewność, że w nowym archiwum zachowywane są wszystkie przepisy ochrony danych, tajemnica bankowa i wytyczne KNF. Ważnym aspektem wzmacniającym bezpieczeństwo banku jest wieloletnie doświadczenia oraz wysoka polisa ubezpieczeniowa usługodawcy. Jesteśmy przekonani, że warto rozszerzać współpracę ze sprawdzonym partnerem” - Michał Wichrowski, Koordynator, Zespół Organizacyjny
Jan Zych
Kierownik ds. klienta strategicznego
Telefon: 609 443 283
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Jan Zych