Wrażliwe dane medyczne wymagają specjalnej ochrony nie tylko podczas ich przechowywania. Zgodnie z RODO także niszczenie stanowi etap przetwarzania danych. Jest on niemniej istotny i niemniej narażony na wyciek informacji. Dlatego placówki medyczne muszą ze szczególną dbałością podejść do kwestii utylizacji powstających w nich dokumentów.
Szpital Wojewódzki im. Mikołaja Kopernika w Koszalinie świadczy usługi medyczne dla populacji ok. 600 tys. osób w oddziałach, zakładach diagnostycznych, pracowniach i poradniach specjalistycznych. Jak każda placówka opieki zdrowotnej generuje znaczne ilości dokumentów papierowych i cyfrowych zawierających dane wrażliwe. Dbając o cyberbezpieczeństwo danych, Szpital wdrożył System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w oparciu o wymagania normy ISO/IEC 27001. A jak zdecydował się zadbać o dane zawarte w dokumentach papierowych?
Wyzwanie
Szpital Wojewódzki w Koszalinie poszukiwał godnego zaufania usługodawcy, któremu będzie mógł powierzyć dokumentację przeznaczoną do zniszczenia.
- Z uwagi na przetwarzanie danych wrażliwych, w tym dokumentacji medycznej, przyszły kontrahent musiał spełniać najwyższe standardy bezpieczeństwa.
- Istotne było także, by mógł dostosować się do bieżących potrzeb placówki i elastycznie odpowiadać na zgłoszenia potrzeby utylizacji akt.
- Warunkiem była także możliwość jednorazowego odbioru do kilku ton dokumentów.
Rozwiązania
„Usługa masowego niszczenia dokumentów to elastyczne rozwiązanie, w którym odbiory odbywają się zależnie od potrzeb klienta. To sposób na bezpieczne niszczenie dokumentów, które kosztuje tylko wtedy, kiedy naprawdę go potrzebujesz” Joanna Zarębska, Regionalny Koordynator Sprzedaży Rhenus Office Systems Poland.
Zaproponowaliśmy klientowi skorzystanie z naszej usługi masowego niszczenia dokumentów. Odbiory odbywają się w tym przypadku po zgłoszeniu zapotrzebowania przez klienta, mogą więc mieć miejsce raz, dwa czy nawet kilka razy do roku, zależnie od bieżących potrzeb.
- Proces przekazania dokumentów naszym pracownikom jest zorganizowany w taki sposób, aby był jak najmniej obciążający dla pracowników szpitala.
- Transport przeprowadzany jest przez naszych kierowców-konwojentów, samochodami wyposażonymi system śledzenia GPS, przystosowanymi do bezpiecznego przewozu dokumentów.
- Dokumenty utylizowane są w naszej niszczarni, monitorowanej i wyposażonej w kontrolę dostępu, w urządzeniach spełniających standardy ochrony danych przez przeszkolonych i niekaranych pracowników, zgodnie z normą ISO/IEC 21964 – co zapewnia pełną ochronę danych wrażliwych.
Rezultaty
Od 2017 roku odebraliśmy od klienta ponad 65 ton dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia. Usługa odbywa się regularnie, według zapotrzebowania – kilka razy do roku. Jednorazowo niszczymy od 1,5 tony do ponad 5 ton dokumentów papierowych. Szpital ma pewność, że dokumentacja zawierająca dane wrażliwe jest niszczona zgodnie ze zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Cały proces jest także przyjazny dla środowiska, ponieważ ścinki powstałe w wyniku utylizacji stają się surowcem wtórnym.
Dodatkowe korzyści, które dostrzega klient
„Rhenus Office Systems Poland elastycznie podchodzi do naszych oczekiwań i zawsze znajduje optymalne rozwiązanie. Atutem usługodawcy jest doświadczenie w pracy z dużymi kontrahentami i sprawność działania. Cenimy także dobrą komunikację z jego pracownikami” - Dyrektor Szpitala Wojewódzkiego w Koszalinie, lek. med. Andrzej Kondaszewski.
Joanna Zarębska
Regionalny Koordynator Sprzedaży
Telefon: +48 609 447 082
E-mail: [email protected]