Dynamiczny rozwój firmy to także szybki wzrost liczby dokumentów wymagających archiwizacji. Kiedy zawierają one wrażliwe dane medyczne, wybór sposobu ich przechowywania i udostępniania staje się szczególnie istotny. Zaufany partner to w takiej sytuacji podstawa.
Badaj.to to sieć ponad 130 punktów pobrań i laboratoriów medycznych, w których klienci mogą skorzystać z laboratoryjnych badań diagnostycznych. Firma wykonuje miliony badań rocznie i zatrudnia ponad 30 diagnostów laboratoryjnych. Firma działa w 5 województwach pod szyldem badaj.to oraz Śląskie Laboratoria Analityczne. Z racji wymagań dotyczących ochrony danych pacjentów oraz znacznej ilości dokumentów, firma poszukiwała partnera w zakresie przechowywania dokumentacji medycznej w odpowiednich warunkach.
WYZWANIA
- Potrzeba wsparcia w zakresie ochrony wrażliwych danych medycznych oraz odpowiedniego poziomu zabezpieczeń fizycznych dla dokumentów przekazanych do archiwum.
- Kolejnym priorytetem klienta było zoptymalizowanie kosztów przechowywania dokumentacji medycznej i odzyskanie przestrzeni magazynowej.
- Dynamiczny rozwój firmy spowodował zwiększenie zapotrzebowania na usługi archiwizacyjne, co stanowiło duże wyzwanie zarówno finansowe, czasowe jak i organizacyjne.
ROZWIĄZANIA
Opracowaliśmy i przedstawiliśmy klientowi bezpłatną, spersonalizowaną ofertę i wycenę. Zaproponowaliśmy rozwiązania, które znacząco ułatwiły firmie badaj.to zarządzanie dokumentacją.
- W dokumencie omówiliśmy podstawowe zasady bezpiecznego oraz prawidłowego przechowywania dokumentacji medycznej.
- Zaproponowaliśmy regularny odbiór dokumentacji i jej przechowywanie w bezpiecznym archiwum.
- Zapewniliśmy klientowi pełną kontrolę nad dokumentami oraz dostęp do nich.
Certyfikowane archiwa Rhenus Office Systems Polska znajdują się na zweryfikowanych terenach niezalewowych i spełniają najsurowsze normy, w tym m. in. ISO 27001 i ISO 9001. To pozwala nam zagwarantować naszym klientom najwyższy poziom bezpieczeństwa i kompleksową ochronę przed nieuprawnionym dostępem, kradzieżą, czy szkodami wywołanymi działaniem ognia lub wody.
REZULTATY
Wspólnie wypracowaliśmy optymalny model współpracy oraz pokonaliśmy barierę obaw o poziom bezpieczeństwa dokumentów przekazanych do archiwum zewnętrznego. Od początku współpracy odebraliśmy 2331 pudeł archiwizacyjnych, co daje 1165 mb dokumentacji medycznej zawierającej wrażliwe dane pacjentów.
Klient zyskał usługodawcę, który kompleksowo zajmuje się bieżącą dokumentacją firmową:
- ma gwarancję odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji dzięki regularnym, comiesięcznym odbiorom dokumentów ze wszystkich placówek;
- ma pełną kontrolę nad dokumentami przekazywanymi do archiwum Rhenus Office Systems Polska w Czeladzi poprzez wgląd do spisów prowadzonych przez archiwum;
- ma możliwość udostępnienia w każdej chwili dokumentów w formie skanu lub zamówienia wysyłki oryginału, gdy jest taka potrzeba;
- ma miejsce na nowe dokumenty we własnej przestrzeni biurowej pomimo zwiększającego się zapotrzebowania związanego zdługim okres przechowywania nowo powstającej dokumentacji.
DODATKOWE KORZYŚCI, KTÓRE DOSTRZEGA KLIENT
Nowe rozwiązanie archiwizacji i przechowywania dokumentacji medycznej umożliwia firmie badaj.to wywiązanie się z obowiązków niezwłocznego wydawania jej zainteresowanym pacjentom.
Dokumentacja medyczna jest przechowywana w miejscu odpowiednio zabezpieczonym, które nie jest narażone na działanie czynników zewnętrznych mogących mieć wpływ na jej uszkodzenie czy zniszczenie, a dostęp do niej mają jedynie osoby upoważnione.
To wszystko sprawia, że laboratoria medyczne badaj.to mogą swoim klientom zagwarantować odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, bardzo przecież wrażliwych, związanych ze stanem zdrowia i prowadzoną diagnostyką - Łukasz Pawlik, Prezes Zarządu badaj.to Sp. z o.o.
Karolina Granek
Regionalny Koordynator Sprzedaży
Prywatnie lubię jeździć na rowerze
Telefon: (22) 600 68 34
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Karolina Granek