Klient, który oczekuje kompleksowej współpracy na różnych odcinkach zarządzania cyklem życia dokumentu, potrzebuje przede wszystkim efektywnych, przejrzystych i prostych rozwiązań. Połączenie archiwizacji, przechowywania i niszczenia pozwala zachować pełną kontrolę nad dokumentacją.
Klient
Firma Dussmann to globalny dostawca usług IFM. Oferuje kompleksową obsługę techniczną obiektów, utrzymania czystości, cateringu oraz ochrony osób i mienia. Bogate doświadczenie w prowadzeniu działalności usługowej w branżach technicznego utrzymania nieruchomości, utrzymania czystości, żywienia zbiorowego i cateringu oraz ochrony osób i mienia, stawia firmę w czołówce swojej branży na polskim rynku.
Rhenus Data Office Polska współpracuje z firmą Dussmann od 2019 roku.
Wyzwania
W ramach optymalizacji procesów Dussmann potrzebował różnorodnych usług w zakresie zarządzania dokumentami, które mógłby zrealizować jeden dostawca. Ze względu na zakres świadczonych usług Rhenus Data Office okazał się odpowiednim partnerem do tego zadania bowiem Klient mógł otrzymać wszystkie usługi z “jednej ręki”.
Zakres wdrożenia obejmował m.in.:
- skatalogowanie oraz umieszczenie w archiwum znacznej ilości akt,
- bieżące uporządkowanie dokumentów i teczek osobowych w 2020 roku,
- regularne niszczenie dokumentów w siedzibie spółki w Warszawie,
- obsługę innych firm, dla których firma Dussmann wykonuje usługę zarządzania budynkiem,
- szybką ocenę stanu dokumentacji w przejmowanej przez Dussmann firmie DKA Polska z Bydgoszczy oraz zniszczenie znacznej liczby dokumentów.
Rozwiązania
Wieloletnie doświadczenia Rhenus Data Office pozwoliły połączyć archiwizację, porządkowanie oraz niszczenie dokumentów w kompleks efektywnych rozwiązań ułatwiających pracę z dokumentami. Podstawową zaletą, oprócz profesjonalizmu, certyfikacji, spełniania najwyższych standardów i norm ISO, okazała się właśnie kompleksowość usług, która pozwoliła Klientowi rozwiązać szereg problemów i skuteczne wdrożyć rozwiązania przyczyniające się do optymalizacji procesów zarządzania cyklem życia firmowych dokumentów.
Efekty działań RDO skłoniły firmę Dusssmann to podjęcia ciągłej współpracy w zakresie:
- odbioru dokumentów z Warszawy i uporządkowanie w archiwum RDO bez angażowania pracowników klienta 22 m.b. i 3614 teczek akt osobowych.
- przechowywania w naszym archiwum skatalogowanych i uporządkowanych 206 m.b. dokumentów.
- regularnego (średnio 2 razy do roku) niszczenia dokumentów z siedziby spółki w Warszawie (od 300 do 1000 kg) z wykorzystaniem pojemników T61.
- sklasyfikowanie zasobu i przekazania do archiwum RDO 82 m.b. dokumentów z bydgoskiej firmy DKA Polska przejętej przez Dussmann oraz brakowanie i zniszczenie 5 ton dokumentów.
Rezultaty
Zaproponowaliśmy klientowi obsługę w pełnym zakresie jego potrzeb. Ze względu na kompleksowość naszych usług, Dussmann zdecydował się na ciągłą współpracę. Klient ceni sobie przede wszystkim:
- uwolnienie powierzchni magazynowej/biurowej dzięki przekazaniu dokumentów do archiwum zewnętrznego Rhenus Data Office.
- skatalogowane archiwum, dzięki czemu dokładnie wie, jakie dokumenty oraz w jakiej ilości przechowuje.
- regularną usługę odbioru i niszczenia dokumentów.
- procesową utylizację dokumentów, których okres przechowywania już się zakończył.
Dodatkowe korzyści, które dostrzega klient
- Wyjście naprzeciw oczekiwaniom klienta, elastyczne podejście oraz szybkość i sprawność działania.
- Usystematyzowanie i optymalizacja obsługi procesów kadrowych oraz szybszą i bardziej kompleksową kontrolę nad przechowywanymi dokumentami i aktami.
- Odzyskanie znacznej przestrzeni biurowej i magazynowej.
- Optymalizacja czasu pracy pracowników.