W związku z dynamicznym rozwojem rynku e-commerce, branża kurierska ulega szybkim zmianom. Powstanie kolejnych oddziałów i znaczny wzrost liczby dokumentów transakcyjnych wywołały potrzebę wprowadzenia bezpiecznego systemu odbierania i niszczenia dokumentów.
Klient
GLS jest jedną z czołowych w Polsce firm z branży kurierskiej, która współpracuje z Rhenus Data Office od 2013 roku. Wykonujemy dla GLS usługę bezpiecznego niszczenia dokumentów w systemie harmonogramowym w 45 lokalizacjach na terenie Polski.
Wyzwania
Podstawową potrzebą klienta było zapewnienie kompleksowej ochrony danych od momentu ich zebrania w oddziałach GLS poprzez bezpieczny transport i niszczenie zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych w tym procesie z uwzględnieniem:
- regularnych odbiorów dokumentów do niszczenia z centrali oraz filii GLS
- akcyjnych odbiorów dużych ilości dokumentów zgromadzonych na paletach
- stworzenie w pełni efektywnego i spójnego systemu gromadzenia, odbioru, transportu i niszczenia dokumentów
- zapewnienie pełnego bezpieczeństwa i ochrony danych także po ich odbiorze z placówek GLS.
Rozwiązanie
Wraz z firmą GLS wypracowaliśmy model i harmonogram obsługi wszystkich placówek, mając na uwadze konieczność elastycznego podejścia do zróżnicowanych potrzeb poszczególnych działów. Zastosowaliśmy następujące rozwiązania:
- wyposażenie centrali i filii w bezpieczne aluminiowe lub plastikowe pojemniki o pojemności 240 lub 70 litrów, które są rotacyjnie wymieniane raz w miesiącu.
- wprowadzenie prostej zasady, która zobowiązuje wszystkich pracowników GLS do gromadzenia wszelkich dokumentów przeznaczonych do zniszczenia jedynie w pojemnikach zamykanych na klucz.
- zastosowanie bezpiecznych pojemników zamykanych na klucz, przewóz samochodami RDO wyposażonymi w system GPS, tracking pojemników na każdym etapie wykonywania usługi.
Rezultaty
Firma GLS ma pewność zachowania najwyższych standardów w zakresie ochrony dokumentów oraz wrażliwych danych swoich klientów. Odmienne strategie obsługi różnych rodzajów placówek poprawiają poziom bezpieczeństwa oraz gwarantują ich regularność.
- Bezpieczeństwo na każdym etapie realizacji usługi pozwalające spełnić wymogi RODO
- Prosty i skalowalny system całorocznej obsługi placówek GLS zapewniający regularność procesów oraz dbałość o zachowanie porządku.
- Zapewnienie klientowi opiekuna kontraktu kontrolującego płynny przepływ informacji i stały kontakt między firmami.
Dodatkowe korzyści, które dostrzega klient to:
Skorzystanie z szerokiej palety usług Rhenus Data Office związanych z zarządzaniem dokumentami i informacjami umożliwia pełne wykorzystanie potencjału, wiedzy i doświadczenia partnera biznesowego. Wszystkie usługi świadczone przez Rhenus Data Office umożliwiają firmie GLS stały rozwój, możliwość redukcji kosztów oraz pełne bezpieczeństwo wszystkich przeznaczonych do utylizacji danych.