Archiwizacja akt - o czym należy pamiętać?
Proces przechowywania i archiwizacji dokumentów to działania, które wymagają od przedsiębiorstwa dobrego przygotowania merytorycznego i technologicznego. Znajomość prawa oraz oraz uniwersalnych zasad archiwizacyjnych jest tu podstawą. Odpowiednie uporządkowanie zbiorów nie jest możliwe bez fachowego przygotowania. Śledzenie zmian prawnych to tylko jeden z problemów, z którymi borykają się firmy, samodzielnie przeprowadzające archiwizowanie akt. Oprócz tego należy liczyć się z faktem, że takie przedsięwzięcie może być czasochłonne i angażujące pod względem energii i kosztów.
Od lat wspieramy naszych klientów w wywiązywaniu się z obowiązków dotyczących archiwizacji. Przestrzegamy przy tym obowiązującego prawa, zapewniając naszym odbiorcom pełne bezpieczeństwo i chroniąc ich przed przyszłymi problemami. Współpraca w tym zakresie z wyspecjalizowaną firmą to korzyści, które doceni każdy podmiot, niezależnie od branży, w której działa. Dostarczamy dopracowane usługi, pozwalające naszym klientom cieszyć się dostępem do profesjonalnie skonstruowanego archiwum.
Co grozi firmie, która nie zadba o właściwe porządkowanie dokumentów?
Zachowanie ładu w archiwum to lepsza organizacja pracy i łatwiejszy dostęp do informacji. Poprawnie uporządkowane zbiory to także sposób na uniknięcie ewentualnych kar finansowych. Profesjonalna archiwizacja dokumentów daje pewność, że podczas ewentualnej kontroli nie zostaną wykryte żadne nieprawidłowości. Firmy, które nie dopełniają swoich obowiązków na tym polu, nierzadko są obarczane odpowiedzialnością prawną.
Wybór sprawdzonego partnera, mającego duże doświadczenie z zakresu porządkowania dokumentów, to najskuteczniejszy sposób na uniknięcie takich nieprzyjemności. Przekazanie tego ważnego obowiązku sprawdzonym specjalistom pozwala zabezpieczyć interesy firmy. Od zawsze w priorytetowy sposób traktujemy dobro naszych klientów. Usługa archiwizacji dokumentów została zaplanowana tak, aby nasi odbiorcy mogli czuć się bezpiecznie i bez przeszkód realizować swoje codzienne zadania.
Usługi archiwizacyjne - skuteczne i sprawne zarządzanie dokumentacją
Prawo nie nakłada na firmy konieczności korzystania z pomocy zewnętrznego usługodawcy, toteż część przedsiębiorstw decyduje się na samodzielną archiwizację dokumentów. Warto przeanalizować jednak swoje realne możliwości na tym polu. Archiwizacja akt jest zadaniem, do którego należy podejść z najwyższą ostrożnością. Ewentualne pomyłki mogą w wyraźny sposób obniżyć funkcjonalność archiwum i utrudnić m.in. przestrzegania terminów przechowywania akt.
Zależy nam na tym, by nasi klienci mogli sprawnie zarządzać swoją dokumentacją i w wybranym momencie mieli pełny wgląd w swoje zasoby. Fachowe porządkowanie zbiorów w prosty sposób przekłada się na większą sprawność procesów i oszczędność czasu. Z naszą pomocą bez trudu odnajdziesz interesujące Cię akta i zwiększysz swoją efektywność.
Usługi archiwizacji dokumentów a bezpieczeństwo akt
Praca z dokumentami zawierającymi wrażliwe dane wymaga ostrożności. Bez wdrożenia odpowiednich procedur bezpieczeństwa łatwo o uchybienia, mogące doprowadzić do wycieku informacji. Zależy nam na tym, by uchronić naszych klientów przed tego typu zagrożeniem. Wszystkie nasze usługi archiwizacyjne realizowane są z troską o bezpieczeństwo danych. W Rhenus:
- przestrzegamy RODO
- precyzyjnie planujemy cały proces, zabezpieczamy miejsce pracy i czuwamy nad przebiegiem archiwizacji
- działamy zgodnie ze sprawdzonymi procedurami, dopracowanymi pod kątem ochrony danych
Archiwizacja akt w naszym wykonaniu to uporządkowane działania, którymi zajmuje się wyspecjalizowany zespół. Dzięki jego doświadczeniu i przygotowaniu merytorycznemu jesteśmy w stanie zagwarantować naszym odbiorcom dokładność i brak pomyłek. Takie podejście decyduje o tym, że nasze usługi archiwizacji dokumentów cieszą się dużym zaufaniem, a firmy, oprócz porządkowania, decydują się powierzyć nam także inne obowiązki. Przekazana nam dokumentacja jest w pełni bezpieczna, co pozwala klientowi bez przeszkód skupić się na innych obowiązkach.
Jak należy przeprowadzić porządkowanie dokumentów?
Firmy archiwizujące dokumenty zobowiązane są do przestrzegania określonych zasad. Istotne jest m.in. to by stosować się do uniwersalnych reguł, zapewniających ład informacyjny. Położyliśmy nacisk na to, by nasze usługi archiwizacyjne spełniały oczekiwania nowoczesnych przedsiębiorstw, chcących sprawnie zarządzać swoją dokumentacją. Podczas porządkowania dokumentacji sporządzimy ewidencję akt, przeprowadzimy brakowanie oraz zakwalifikujemy poszczególne dokumenty do właściwej kategorii i grupy rzeczowej.
Tak uformowane zbiory stanowią solidną bazę, na której można rozszerzać archiwum, bez strachu o zaburzenie ładu. Segregujemy akta w taki sposób, by ułatwić naszym odbiorcom codzienną pracę. Dopracowana usługa archiwizacji dokumentów to zasługa dobrze przygotowanej kadry i sprawdzonych procedur. Wierzymy, że to dzięki temu połączeniu możemy zagwarantować Ci kompleksową pomoc, dopasowaną do Twoich potrzeb.
Sprawdzona firma archiwizacyjna - najważniejsze aspekty usługi
W Rhenus dbamy o to, aby każdy etap archiwizacji przebiegał sprawnie i był realizowany terminowo. Kluczem do udanej archiwizacji jest dokładność, cierpliwość i postępowanie zgodnie z procedurami. Zatroszczymy się o to, by bezbłędnie przeprowadzić grupowanie, oznaczanie i opisywanie dokumentacji. Dobra firma archiwizacyjna musi być świadoma, że w tym procesie nie może być dowolności - przepisy wymuszają określone postępowanie. Każda umowa, dokument pracowniczy, faktura i raport posiada w archiwum swoje własne miejsce. Specjaliści porządkujący akta muszą brać pod uwagę nie tylko aktualny, ale też i przyszły kształt archiwum. Klasyfikowanie i indeksowanie pomaga utrzymać ład i porządek, a to ułatwia pracę właściwie każdego działu. Profesjonalnie wykonana usługa archiwizacji dokumentów przekłada się na lepsze zarządzanie m.in. dokumentami:
- księgowymi,
- kadrowymi,
- związanymi z BHP.
Realizacja procesu archiwizacji wymaga doskonałej organizacji i dużych pokładów czasu. Nie dziwi więc fakt, że wielu osobom ten proces jawi się jako zadanie niezwykle żmudne i problematyczne. Kompleksowa pomoc jest w tym przypadku na wagę złota. Jako doświadczony usługodawca dysponujemy infrastrukturą, pozwalającą na sprawne, terminowe i bezpieczne wykonanie zadania.
Pewność i bezpieczeństwo każdego dnia
Jeśli potrzebujesz pomocy w fachowej kontroli dokumentów, regularnym usuwaniu niepotrzebnych akt, zaplanowaniu kształtu archiwum i znalezieniu odpowiedniego miejsca dla poszczególnych dokumentów, zdaj się na naszą pomoc. Zespół Rhenus w wyczerpujący sposób przybliży Ci kształt usługi, dopasuje ją do potrzeb Twojego biznesu i zaprojektuje bezpieczne rozwiązania. Nasi klienci nie muszą martwić się o kwestie organizacyjne, dobrze zabezpieczoną przestrzeń czy o akcesoria niezbędne do archiwizacji dokumentów. Z przyjemnością zajmiemy się każdym aspektem porządkowania akt. Wszystko po to, byś mógł swobodnie przeszukiwać zbiory i świadomie stosować się do zaznaczonych w przepisach terminów przechowywania.
