Przechowywanie dokumentów i akt

1. Kto jest właścicielem obiektu, w którym znajduje się archiwum?
2. W którym roku budynek został oddany do użytkowania?
3. Czy dostępna jest dokumentacja techniczna i pozwolenie na jego użytkowanie?
4. Czy przeglądy budynku są systematycznie wykonywane? Data ostatniego przeglądu 5 letniego, rocznego oraz ostatniego przegląd dachu.
5. Czy budynek jest położony na terenie niezalewowym z dala od pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych?
6. Czy budynek jest usytuowany na gruncie suchym niegrożącym osunięciem?
7. W jakiej klasie odporności ogniowej został wybudowany budynek?
8. Jakie zabezpieczenia ppoż. chronią budynek np. tryskacze, klapy dymowe, w systemie NFPA, FM Global, innym?
9. Czy droga pożarowa do budynku jest oznakowana, dostępna (nie jest zastawiona) i umożliwia przejazd pojazdów straży pożarnej?                                       
10. Czy hydranty zewnętrzne posiadają aktualne pomiary ciśnienia i wydajności wody? (data ostatniego przeglądu)
11. Czy przy budynku jest wyznaczone i oznakowane miejsce zbiórki w przypadku ewakuacji ludzi z archiwum?
12. Jeśli budynek, w którym znajduje się archiwum jest wynajmowany, to od kiedy obowiązuje umowa najmu?
13. Kto jest właścicielem, a kto administratorem budynku? Czy budynkiem zarządza firma zewnętrzna?
14. Czy bezpośrednio przy ścianach budynku są magazynowane materiały palne?
15. Czy na terenie wokół budynku jest utrzymany ogólny porządek i czystość?                         
16. Czy teren wokół budynku jest ogrodzony, a ogrodzenie nie ma widocznych uszkodzeń?
17. Czy teren wokół budynku archiwum jest chroniony przez wyspecjalizowaną firmę ochroniarską 24 h/dobę?

1. Jaka jest maksymalna pojemność archiwum? (ilość metrów bieżących lub pudeł archiwizacyjnych).
2. Jaki jest procentowy stopień wypełnienia archiwum?   
3. Czy w przypadku całkowitego zapełnienia archiwum lub sytuacji związanej z uruchomieniem planu awaryjnego BCP dokumentacja będzie przechowywana w innym, nie odbiegającym standardem obiekcie magazynowym, do którego usługodawca ma tytuł prawny? (tzw. archiwum zapasowe)
4. Czy panujące wewnątrz archiwum warunki wilgotności i temperatury są codziennie kontrolowane i rejestrowane?
5. Czy zasób zgromadzony w archiwum jest chroniony przed infekcją grzybów pleśniowych, uszkodzeniami powodowanymi przez owady i gryzonie?            
6. Czy w archiwum są rozstawione karmiki deratyzacyjne? (data ostatniego uzupełniania)
7. Czy archiwum jest zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej? (data ostatniego przeglądu) lub w inny odpowiedni sposób?       
8. Czy w archiwum są wyznaczone strefy dostępu, które są zabezpieczone elektronicznym systemem kontroli dostępu np. czytniki kart przy drzwiach? (data ostatniego przeglądu)
9. Czy pomieszczenie archiwum jest wyposażone w ognioodporne drzwi z samozamykaczami?
10. Czy archiwum posiada system video-monitoringu? (data ostatniego przeglądu)
11. Czy dla budynku archiwum jest sporządzona instrukcję ppoż.? (data ostatniej aktualizacji instrukcji)
12. Czy pomieszczenie archiwum jest wyposażone w pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową? (data ostatniego przeglądu)
13. Czy zegary w urządzeniu alarmowym i centrali ppoż. wskazują ten sam aktualny czas?
14. Czy dokonano przeglądu gaśnic i innych zabezpieczeń ppoż. w archiwum? (data ostatniego przeglądu)
15. Czy hydranty wewnętrzne będące na wyposażeniu archiwum posiadają aktualne pomiary ciśnienia i wydajności wody? (data ostatniego przeglądu)
16. Czy archiwum jest wyposażone w oświetlenie awaryjne? (data ostatniego przeglądu)
17. Czy maksymalne natężenie światła nie przekracza 200 luksów?
18. Czy jako źródła światła sztucznego używa się świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV?
19. Czy drogi do wyjść ewakuacyjnych z pomieszczeń archiwum są oznaczone i umożliwiają swobodne przejście?
20. Czy instalacja elektryczna budynku archiwum posiada aktualne pomiary i badania techniczne? (data ostatniego przeglądu)
21. Czy instalacja odgromowa budynku archiwum posiada aktualne badania techniczne? (data ostatniego przeglądu)
22. Czy instalacja gazowa budynku archiwum posiada aktualne badania szczelności? (data ostatniego przeglądu)
23. Czy przeprowadzono przegląd kominiarski oraz czyszczenie przewodów wentylacyjnych i spalinowych budynku archiwum? (data ostatniego przeglądu)
24. Czy wykonano przegląd poszycia dachu budynku archiwum? (data ostatniego przeglądu)
25. Czy regały służące do składowani pudeł archaizacyjnych są zaprojektowane zgodnie z zaleceniami ppoż. dotyczącymi budynku archiwum?
26. Jaka jest specyfikacja regałów do składowani pudeł archaizacyjnych – projekt, producent, typ, nośność, pojemność.
27. Czy dokonano przeglądu technicznego regałów w archiwum? (data ostatniego przeglądu)
28. Czy pudła archiwizacyjne z dokumentami są umieszczone na regałach zgodnie z projektem i instrukcją ppoż.?
29. Jakie obciążenie t/m2 dopuszcza posadzka w budynku archiwum i czy posadzka jest we właściwym stanie – sucha, czysta i bez różnic poziomów?
30. Czy w pomieszczeniu archiwum znajdują się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem dokumentacji?

1. Czy osoby zatrudnione do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji posiadają specjalistyczne wykształcenie (kursy kancelaryjno-archiwalne, studia historyczne w zakresie archiwizacji) i praktykę zawodową?
2. Czy pracownicy, którzy mają dostęp do danych osobowych zostali przeszkoleni z zakresu ochrony danych osobowych i podpisali stosowne dokumenty „Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych” oraz „Oświadczenie o zachowaniu poufności?
3. Czy szkolenia pracowników są regularnie prowadzone i udokumentowane?
4. Ile osób jest zatrudnionych w archiwum?
5. Jak forma zatrudnienia jest dominująca, umowę o prace czy umowa zlecenie?
6. Jaki jest średni staż pracy pracowników?
7. Czy przed podpisaniem umowy z pracownikiem sprawdzana jest jego niekaralność?
8. Czy pracownicy operacyjni noszą odzież roboczą z logo firmy oraz identyfikator ze zdjęciem w trakcie wykonywania obowiązków służbowych?
9. Czy w archiwum są przeszkolone i wyznaczone osoby odpowiedzialne za ewakuację?
10. Czy personel został zapoznany z oceną ryzyka zawodowego na stanowisku pracy?
11. Czy personel posiada aktualne szkolenia BHP (wstępne i okresowe) na stanowisku pracy?
12. Czy pracownicy zostali zapoznani z instrukcją PPOŻ?
13. Czy pracownicy posiadają aktualne badania lekarskie?
14. Czy pracownicy posiadają wypełnioną indywidualną kartę odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej?
15. Czy pracownicy posiadają aktualne uprawnienia do kierowania wózkami widłowymi?

1. Czy usługi archiwum są realizowane w oparciu o standardowe umowy?
2. Czy standardowa umowa z klientem zawiera automatyczną podwyżkę cen np. wskaźnik GUS?
3. W jaki sposób umowa reguluje zakończenie współpracy? Czy umowa zawiera zapisy dotyczące kosztów wyjścia z kontraktu?
4. Czy w związku z prowadzoną działalnością archiwizacji i przechowywania dokumentów usługodawca zawarł polisę ubezpieczeniową odpowiedzialności cywilnej z renomowanym towarzystwem ubezpieczeniowym? (proszę wskazać jej wartość)
5. Czy sytuacja prawną, finansową i gospodarczą usługodawcy jest stabilna? (Nie toczą się przeciwko niemu żadne postępowania sądowe, administracyjne lub egzekucyjne, mogące mieć istotny, negatywny wpływ na jego sytuację. Nie został złożony wiosek o wszczęcie postępowania upadłościowego ani nie został postawiony w stan likwidacji. Nie opóźnia się z zapłatą jakichkolwiek istotnych podatków oraz należności z tytułu ubezpieczeń społecznych lub innych zobowiązań o podobnym charakterze.)
6. Czy do obsługi operacyjno-handlowej dedykowany jest indywidualny opiekun klienta?
7. Czy do każdego typu usługi są spisane procedury obsługi klienta oraz osobne procesy dla klientów specjalnych?
8. Jakie jest standardowe SLA (Service Level Agreement) dla usług wypożyczania, odbioru lub transportu dokumentów?
9. Czy są klienci z niestandardowym SLA?
10. Czy są badane wskaźniki jakości obsługi klienta?
11. Czy błędy lub opóźnienia w realizacji zleceń są zapisywane w rejestrze reklamacji?
12. Czy archiwum utraciło jakiegoś klienta z powodu niedotrzymania SLA?
13. Jakimi referencjami klientów dysponuje archiwum? (wielkość > 5000 MB lub z obrotem powyżej 100.000 zł rocznie)
14. Ile metrów bieżących dokumentów średnio w miesiącu może przyjąć archiwum?
15. Czy archiwum jest w stanie obsługiwać klientów na terenie całej Polski?
16. Czy możliwe jest wykonywanie usług w innych państwach Unii Europejskiej w przypadku pojawienia się takiej potrzeby?
17. Jakiego rodzaju pudeł archiwizacyjnych (konstrukcja, parametry techniczne, zabezpieczenia) i o jakich wymiarach używa się w archiwum?
18. Czy klient jest właścicielem pudeł archiwizacyjnych, w których przechowywana jest odebrana dokumentacji archiwalna?
19. Jak do klienta dostarczane są pudła archiwizacyjne i kody kreskowe do ich oznaczania?
20. Jak wygląda proces ewidencji zasobu? Czy odbywa się na miejscu w archiwum czy u klienta?
21. Czy klienci mogą przekazać do archiwum dokumentację z nie kompletą ewidencją lub całkowicie bez ewidencji?
22. Czy archiwum posiada miejsce, w którym klient może samodzielnie przeprowadzić weryfikację zasobu?
23. Czy archiwum realizuje wypożyczenia dokumentów w formie oryginału i/lub w formie cyfrowej?
24. W jakim czasie realizowane są dostaw i jak są ubezpieczone? Czy archiwum korzysta z usług firmy kurierskiej?
25. W jaki sposób pracownicy archiwum weryfikują komu mogą udostępnić wypożyczony dokument?
26. Czy opisana jest procedura zarządzania zwrotami wypożyczonych dokumentów?
27. Jak wygląda proces brakowania dokumentów?
28. Jak wygląda proces rozliczenia usług dla klientów (automatycznie poprzez system informatyczny, ręcznie) oraz standardowe zestawienie usług do faktury?
29. Czy w archiwum są składowane akta osobowe / dokumentacja kadrowo-płacowa?
30. Czy są wykonywane usługi typu "wystawianie zaświadczeń kadrowych, ERP-7"?
31. Czy archiwum przechowuje dokumentację firm zlikwidowanych?
32. Czy archiwum zleca prace podwykonawcom?
33. Czy w przypadku powierzenie przetwarzania danych osobowych podwykonawcom podpisane są umowy na wykonywanie prac oraz UPPDO?
34. Czy są potwierdzone pisemnymi zgodami od klientów?
35. Czy poza przechowywaniem dokumentacji papierowej w archiwum składuje się inne nośniki danych? Jeśli tak, to jakie i w jakich warunkach?
36. Czy archiwum wykonuje inne usługi archiwizacyjne takie jak: porządkowanie, skanowanie, osuszanie dokumentów lub transportu zasobów archiwalnych)? Czy przeprowadza go personel własny czy podwykonawca?
37. Czy archiwum świadczy usługi niszczenia dokumentów i innych nośników informacji? Czy przeprowadza go personel własny czy podwykonawca?
38. Ile pojazdów własnych posiada archiwum?
39. Czy samochody są wyposażone w alarm i monitoring GPS?
40. Czy kierownik archiwum ma wgląd do monitoringu floty pojazdów archiwum?
41. Czy pojazdy posiadają przycisk antynapadowy i czy jest on testowany? (data ostatniego przeglądu)
42. Jaką ilość wózków widłowych posiada na wyposażeniu archiwum i w jaki sposób są zasilania – paliwo gazowe, olej napędowy czy energia elektryczna?
43. Czy wózki widłowe/windy są serwisowane zgodnie z książką serwisową i posiadają aktualne certyfikaty UDT?
44. Czy archiwum korzysta z usług firm zewnętrznych wykonujących prace na jego rzecz np. firma sprzątając, ochroniarska?
45. Czy firmy zewnętrzne świadczące usługi na rzecz archiwum mogą wejść do stref, w których przechowywana jest dokumentacja? W jakich sytuacjach i na jakich zasadach.

1. Czy archiwum posiada system informatyczny do zarządzania zasobem archiwalnym?
2. Czy jest to system własny czy kupiony w firmie zewnętrznej?
3. Czy system jest regularnie aktualizowany?
4. Jakie dane są przechowywane w systemie?
5. Czy dane na serwerach są szyfrowane?
6. Czy system informatyczny szyfruje dane podczas przesyłania?
7. Czy serwery, na których znajduje się system informatyczny, są serwerami lokalnymi?
8. Czy serwery są dzierżawione od firmy zewnętrznej?
9. Czy regularnie jest wykonywany backup systemu bądź środowiska informatycznego?
10. Jak często jest robiony backup?
11. Gdzie jest przechowywany backup?
12. Czy dla systemu informatycznego przygotowano manual, w którym opisano poszczególne procesy? (instrukcja obsługi)
13. Czy wszyscy pracownicy mają dostęp do systemu?
14. Kto kontroluje i nadaje uprawnienia dostępowe do systemu informatycznego pracownikom usługodawcy?
15. Czy pracownicy operacyjni mają możliwość pracy zdalnej na systemie informatycznym?
16. Czy klient ma zdalny dostęp do systemu informatycznego i w jakim zakresie może zarządzać własnymi danymi oraz zasobem archiwalnym?
17. Kto nadaje uprawnienia do systemu informatycznego klientom?
18. Czy klient składa zamówienia przez system informatyczny czy e-mail?
19. Jak wygląda przebieg całego procesu obsługi dokumentów w systemie informatycznym (przyjęcie, rejestracja, odłożenie na regały, udostępnianie, niszczenie, wycofanie).
20. Jak odbywa się przydzielanie miejsc składowania dla zasobu odebranego od klienta?
21. Czy usługodawca samodzielnie nadaje numerację klientom?
22. Format obsługiwanego kodu do oznaczania zasobów w archiwum (np. barkod, QR kod)
23. Czy wykorzystywana jest automatyzacja (czytanie kodów i automatyczne przesyłanie do systemu)?
24. Czy kody służące do oklejania pudeł archiwizacyjnych lub mniejszych jednostek aktowych są zamawiane z firmy zewnętrznej, czy drukowane samodzielnie?

1. Czy archiwum posiada dokumentację procesową TQM?
2. Czy archiwum posiada dokumentację ISO 27001 lub inną?
3. Czy procesy wykonywane w archiwum były audytowane i certyfikowane?
4. Jak wygląda mapa procesów oraz struktura organizacyjna archiwum?
5. Czy rejestr incydentów jest prowadzony i na bieżąco uzupełniany?
6. Czy rejestr reklamacji jest prowadzony i na bieżąco uzupełniany?
7. Czy rejestr upoważnień do przetwarzania danych osobowych jest prowadzony i zawiera aktualne dane?
8. Czy jest prowadzony rejestr czynności przetwarzania danych osobowych?
9. Czy przeprowadzono testy z planów awaryjnych? (data przeprowadzenia testów)
10. Czy pracownicy zostali zapoznani z ostatnim wydaniem dowolnej procedury ISO i jak to zostało udokumentowane?
11. Czy księga wejść do archiwum i formularz gości jest czytelnie wypełniana przez osoby odwiedzające strefy operacyjne archiwum?
12. Czy osoby odwiedzający otrzymują klauzulę informacyjną zgodną z RODO i są informowani o zagrożeniach występujących w archiwum?
13. Czy przy wejściu wywieszona jest klauzula informacyjna o monitoringu?
14. Czy dokonano corocznej oceny dostawców?

1. Czy archiwum ma wpis do rejestru przechowawców akt kadrowo-płacowych?
2. Czy archiwum przechodziło kontrolę z Urzędu Marszałkowskiego oraz Archiwum Państwowego? Kiedy była ostatnia kontrola?
3. Czy jest przekazywany do Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przejęto w danym miesiącu kalendarzowym wraz z okresem jej przechowywania?
4. Czy działalność jest wykonywana na podstawie regulaminu, który określa miejsce świadczenia i terminy wykonywania usług, zasady przyjmowania, ewidencjonowania i przechowywania akt oraz sposób udostępniania dokumentacji, a także zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi oraz procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji??
5. Czy regulamin świadczenia usług określa tryb przyjmowania interesantów i jest udostępniony w lokalu, w którym są oni przyjmowani?
6. Czy wysokość opłat pobieranych za usługi jest zgodna z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. z 2005 r., Nr 28, poz. 240)?
7. Czy osoby zatrudnione do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji posiadają specjalistyczne wykształcenie określone w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2005 r., Nr 68, poz. 596  )?
8. Czy temperatura utrzymuje się na poziomie 14-20 °C, jej wahania nie przekraczają ±2 °C w ciągu doby?
9. Czy wilgotność względna utrzymuje się na poziomie 45-60%, a jej wahania nie przekraczają ±5% w ciągu doby?
10. Czy przez pomieszczenie archiwum przebiega instalacja wodociągowa, kanalizacyjna lub gazowa?

Przechowywanie dokumentów z profesjonalnym wsparciem: Nasza checklista to Twój przewodnik po najlepszych praktykach

W Rhenus Office Systems zrozumieliśmy zarządzanie dokumentacją i zapewnienie jej bezpieczeństwa staje się kluczowe. Nasza specjalistyczna checklista pomoże Ci ocenić potencjalnych dostawców usług, zapewniając, że Twoje decyzje będą oparte na solidnych i przemyślanych kryteriach. Przedstawiamy szczegółowe aspekty, które należy wziąć pod uwagę, począwszy od lokalizacji i standardów bezpieczeństwa obiektów archiwizacyjnych, przez kwalifikacje personelu, aż po zgodność z przepisami prawnymi.

Zapraszamy do zapoznania się z naszą szczegółową checklistą, którą powinien sprawdzić każdy, kto stoi przed wyborem dostawcy, usługi przechowywania dokumentów. Dowiedz się, jak możemy pomóc w optymalizacji procesu archiwizacji w Twojej organizacji. Checklista dostępna w formacie PDF poniżej:

CHECKLISTA

Poradnik I      Poradnik II      Poradnik III      Poradnik IV