E-teczka - digitalizacja dokumentacji pracowniczej

Dostęp na Twoich warunkach

Praca hybrydowa lub zdalna wymaga od nas nowego myślenia o dostępie do danych i sprawnej z nimi pracy. Ten nowy paradygmat jest szczególnie istotny dla działów personalnych, których efektywne działanie rzutuje na pracę całego przedsiębiorstwa. Pracownicy HR obarczeni wieloma zadaniami muszą znaleźć nowe efektywne sposoby zarządzania dokumentacją pracowniczą. Drogą do takich rozwiązań jest Elektroniczna Teczka Osobowa (e-teczka), czyli zdigitalizowana wersja dokumentacji pracowniczej.

Nowe możliwości

Od 1 stycznia 2019 roku istnieje ustawowa możliwość prowadzenia akt osobowych pracownika w wersji elektronicznej. Elektroniczne akta osobowe szczególnie sprawdzają się w dużych i średnich firmach posiadających rozproszoną strukturę, gdzie dokumentacja powstaje fizycznie w wielu miejscach, a jej przechowywanie sprawia trudności w codziennym załatwianiu spraw. Zmiana prawa w tym zakresie upowszechniła w przedsiębiorstwach proces przechodzenia na ten nowoczesny model archiwizacji dokumentacji osobowej.

Czy wiesz, że...

Digitalizacja teczek pracowniczych do A do Z powinna być realizowana zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy Rodziny i Polityki Społecznej z 2018 roku. Ważne jest zachowanie szczegółowych procedur, ochrona danych osobowych, stosowanie odpowiednich poziomów zabezpieczeń, podpisu kwalifikowanego itd. Zanim przekażesz usługodawcy dane swoich pracowników, upewnij się, że spełnia on wszystkie wymagania.

Nasza usługa

Oferujemy skanowanie w trybach określonych rozporządzeniem, zapewniające przekształcenie teczek papierowych na dokumentację elektroniczną z wiernym jej odwzorowaniem. Potwierdzamy zgodność plików pdf z oryginałami dzięki podpisowi kwalifikowanemu. Opisujemy pliki wymaganymi metadanymi i udostępniamy dane w formatach PDF i XML.

Sprawnie i na czas

Obsługa zdarzeń kadrowo-płacowych takich jak: zatrudnienie pracownika, zmiany stanowisk i wynagrodzeń, regularne ocenianie, zarzadzanie „talentami”, szkoleniami i wnioskami urlopowymi jest proste. Dzięki ETO oszczędzasz czas działu HR i czynisz jego pracę bardziej efektywną.

Co zyskujesz?

Usprawniasz codzienną pracę działu personalnego.
Zyskujesz bardziej dostępną i łatwą w użyciu dokumentację.
Zmniejszasz powierzchnię swojego podręcznego archiwum kadrowego.

Obniżasz koszty prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Zwiększasz bezpieczeństwo przechowywania akt osobowych.
Zyskujesz kontrolę nad historią logowania oraz czynnościami wykonywanymi na dokumentacji osobowej.

Efektywna praca

Rosnąca lawina danych i dokumentów, które docierają do działów HR utrudnia sprawną pracę z nimi, zwiększa presję wśród pracowników oraz prowadzi do poczucia zagubienia i braku efektywności, a to grozi karami administracyjnymi. To wszystko możesz zmienić z pomocą Elektronicznej Teczki Osobowej. Zamiast codziennej walki o przetrwanie w przestrzeni pełnej papierowych dokumentów, Twoi pracownicy mogą zyskać sprawne narzędzia do codziennej pracy z dokumentami, ich efektywnej analizy oraz kontroli nad obiegiem dokumentacji pracowniczej.

Jak przeprowadzić rewolucję w dziale kadr?

Chcesz zamienić HR w sprawnie działający system obsługi pracowników? Pokażemy Ci, jak wiele możesz zyskać, wprowadzając Elektroniczną Teczkę Osobową.

Skontaktuj się z nami