Jak skutecznie zażegnać problem przedawnionych akt?
Powinności związane z zapewnieniem bezpieczeństwa firmowym danym to jedne z najważniejszych obowiązków przedsiębiorcy. Wybór odpowiedniego sposobu utylizacji akt zawierających wrażliwe dane stanowi więc istotny moment, który czasem może zdecydować o przyszłości firmy. Błędy na tym polu mogą sporo kosztować. W Twoim interesie jest zrobienie wszystkiego, co możliwe, by ich uniknąć. Nie da się kompleksowo zadbać o bezpieczeństwo danych bez prawidłowego niszczenia przedawnionych dokumentów. Chociaż po pewnym czasie stają się one całkowicie nieprzydatne dla firmy, nadal mogą wyrządzić sporo szkody w niepowołanych rękach. Jesteśmy tu po to, by zapobiec takim problemom.
Niszczenie akt zawierających dane osobowe - wymogi prawne
Firma będąca administratorem danych osobowych jest zmuszona do tego, by przestrzegać określonych terminów przechowywania. O określonych procedurach nie należy zapomnieć także później, gdy konieczne będzie niszczenie dokumentów. Co na ten temat mówi obowiązujące prawo?
Zgodnie z aktualnymi przepisami firma może samodzielnie wybrać sposób utylizacji dokumentów. Możliwości może być kilka. Obok tradycyjnych sposobów, opierających się na wykorzystaniu urządzeń biurowych (niszczarki) istnieją także bardziej zaawansowane rozwiązania. W Rhenus proponujemy naszym klientom to drugie podejście, oferując im dostęp do nowoczesnych technologii. Usługa niszczenia dokumentów, zrealizowana z ich pomocą to wariant, który nie ma sobie równych na polu bezpieczeństwa informacji.
W jaki sposób przebiega bezpieczna utylizacja dokumentów firmowych?
Współpraca z wyspecjalizowanym podmiotem, takim jak Rhenus, to dostęp do infrastruktury o większej skuteczności niż typowe urządzenia biurowe. Jesteśmy w stanie zagwarantować zdecydowanie wyższy poziom przetworzenia akt, niż tradycyjne niszczarki. Profesjonalna utylizacja sprawia, że w żaden sposób nie da się odzyskać informacji. W rezultacie cała zawartość akt naszych klientów pozostaje bezpieczna.
Podmioty, które do tej pory skorzystały z pomocy Rhenus, doceniają nasze usługi niszczenia dokumentacji za:
- kompleksowość
- terminowość
- priorytetowe traktowanie procedur bezpieczeństwa
Mamy doświadczenie w rzetelnym planowaniu utylizacji na dużą skalę. Obsługujemy przedsiębiorstwa z różnych branż, w tym korporacje, dysponujące ogromnymi ilościami dokumentów. Podczas swojego działania bazujemy na sprawdzonych procedurach. Dzięki nim możemy skutecznie zadbać o kwestie bezpieczeństwa. Klienci, którzy zdecydowali się na współpracę z naszą firmą, obdarzyli nas ogromnym zaufaniem. Nie chcemy go zawieść. By zapewnić im najwyższe standardy bezpieczeństwa, zatroszczyliśmy się o prawidłowe zabezpieczenie obiektu i o świetne przeszkolenie naszej załogi. Na każdym etapie utylizacji weryfikujemy poprawność procesu. Wszystko po to, by utrzymać wysoki standardy, które sami sobie narzuciliśmy.
Co zyskujesz, wybierając profesjonalne niszczenie dokumentów?
W naszej pracy nie ma miejsca na błędy, co oznacza, że Twoje dane są w stu procentach bezpieczne. Dbamy o to, stosując bariery fizyczne i logiczne, uniemożliwiające dostęp do akt nieupoważnionym osobom. Już na etapie odbioru dokumentów od klienta troszczymy się o to, by wykluczyć ryzyko jakichkolwiek pomyłek - sporządzany zostaje oficjalny protokół, a pojemniki z aktami opatrzone zostają barcodami. Gdy utylizacja dokumentów zostaje zakończona, generujemy specjalny certyfikat, stanowiący dowód zrealizowanej usługi.
Każdego dnia udowadniamy, że poufne niszczenie dokumentów może być realizowane sprawnie i terminowo. Na straży terminowości stoi nasza profesjonalna załoga oraz niezwykle wydajna instalacja niszcząca. W jednej chwili może przetworzyć ogromne ilości dokumentacji. Efekt? W krótkim czasie od zlecenia usługi możesz spodziewać się, że usługa zostanie zrealizowana. Nasza pomoc to prosty sposób na to, by jak najszybciej uporać się z problemem przedawnionej dokumentacji.
- pewność, że przestrzegasz obowiązującego prawa
Bezpieczne niszczenie dokumentów musi być zgodne z RODO. Współpraca z Rhenus oznacza, że Twoje akta zostaną zutylizowane w taki sposób, że dalsze przetwarzanie danych nie będzie możliwe. Administrator danych osobowych, który nie dopilnuje spoczywających na nim obowiązków, musi liczyć się z konsekwencjami natury prawnej.
Niewywiązanie się z postanowień RODO oznacza dla firmy także problemy o charakterze wizerunkowym. Wybierając nasze usługi, całkowicie zabezpieczasz się przed tym ryzykiem. Utylizacja dokumentów jest realizowana zgodnie z normami ISO 9001 oraz ISO 27001.
Klienci Rhenus mogą liczyć na szeroko zakrojoną pomoc
Firma, która chce samodzielnie zadbać o utylizację swoich akt, już na samym początku może napotkać różne problemy. Wynikać mogą z wielu kwestii. Nierzadko przeszkodę stanowi brak dostępu do odpowiedniej infrastruktury, nieznajomość wymogów prawnych czy brak wiedzy na temat planowania tego typu procesu. Do tego należy dodać braki kadrowe - w końcu przeprowadzanie tak szeroko zakrojonych działań, jak zbiorowa utylizacja dokumentów, wymaga dodatkowych rąk do pracy. Alternatywą jest oczywiście oddelegowanie do tego zadania już zatrudnionej załogi. To jednak rodzi kolejne trudności, związane z przeszkoleniem i z zaniedbaniem dotychczasowych obowiązków na rzecz utylizacji akt.
W Rhenus wychodzimy z założenia, że poufne niszczenie dokumentów można przeprowadzić tak, by uniknąć wszystkich wyżej wspomnianych problemów. Nasze usługi to odpowiedź na potrzeby nowoczesnych firm, które pragną zadbać o niszczenie niepotrzebnej dokumentacji. Bez zbędnego czekania, bez zaniedbywania swoich dotychczasowych zadań i bez strachu o ewentualne wycieki danych.
Poufne niszczenie dokumentów - do kogo kierujemy nasze usługi?
Bezpieczna utylizacja akt jest rozwiązaniem dopasowanym do potrzeb każdej firmy, chcącej solidnie zadbać o bezpieczeństwo niszczonych informacji. Nie ma znaczenia to, w jakiej branży i na jaką skalę działa Twój biznes. Nasze doświadczenie i zaangażowanie pozwalają nam skutecznie obsługiwać różnorodne podmioty. Po rozwiązania od Rhenus sięgają przedsiębiorstwa ceniące profesjonalną obsługę, przetestowane pod kątem bezpieczeństwa procedury i rzeczowe doradztwo.
Przekonaj się, jak wygląda utylizacja dokumentów firmowych w naszym wykonaniu
Cały proces został zaplanowany w taki sposób, by z barków klienta zdjąć jak największy ciężar związany z niszczeniem akt. Pierwszym etapem usługi jest dokładne zapoznanie się z potrzebami odbiorcy. Wspólnie ustalamy termin odbioru dokumentacji oraz sprawdzamy, który model współpracy będzie dla niego odpowiedni. Następnie zjawiamy się w siedzibie klienta, sprawnie odbieramy akta, które następnie zostają przetransportowane do naszej instalacji niszczącej. Bezpieczeństwo i szybką realizację usługi gwarantuje m.in. sprawdzony system bezpiecznych pojemników - nie tylko chronią akta, ale pozwalają je też sprawnie przenieść z miejsca na miejsce.
Wybierz bezpieczne niszczenie dokumentów z Rhenus i postaw na jasne zasady współpracy
Serdecznie zachęcamy do dołączenia do grona naszych zadowolonych klientów. Oprócz sprawnej, bezpiecznej utylizacji, zyskują oni także poczucie bezpieczeństwa i spokój wynikający ze świadomości, że nad przebiegiem całego procesu czuwają profesjonaliści. W Rhenus dbamy o to, żebyś od pierwszych chwil współpracy był dokładnie poinformowany o tym, na czym polegają nasze usługi. Z nami uda Ci się osiągnąć poziom bezpieczeństwa informacji, o który trudno byłoby zadbać w pojedynkę - niszczymy dokumenty w 3 klasie utajnienia wg normy ISO 21964. Dzięki skali działania możemy zaproponować naszym odbiorcom korzystne warunki cenowe. Chcesz dowiedzieć się więcej o naszej usłudze utylizacji dokumentów firmowych? Skontaktuj się z naszymi doradcami - w ciągu 24h przygotujemy bezpłatną wycenę.
